En tant que chef de projet ou d’ARC coordonnateur, tu es amené à manager des ARCs. Au vu de leur charge de travail qui peut être soutenue et des déplacements réguliers, cette tâche peut parfois se révéler être un vrai challenge. La clef ? Une bonne communication et un suivi régulier, voici quelques conseils pratiques pour bien manager une équipe d’ARCs.

1. Fixer des objectifs et des deadlines

Fixe un cadre clair dès le début de l’étude. Prévoie différents plan (sélection, mise en place, monitoring sur site, monitoring centralisé, fermeture) dans lequel tu détailleras les différents délais que tu auras validé avec le promoteur de l’étude : fréquence des visites de monitoring, moment auquel réaliser la visite, durée de la visite, fréquence des relances des centres, délais pour l’envoi des rapports et des lettres de suivi, etc.

Donne également un cadre à tes ARCs, surtout si certains sont débutants : combien de dossiers doivent être revus durant une visite de monitoring, combien de temps doivent-ils consacrer à chaque tâche, combien de patients doivent être inclus par semaine, si tout se passe bien. Evidemment, s’il y a un problème non prévu, cet objectif ne pourra pas être tenu. Le but ici est de donner un objectif de rentabilité à tes ARCs, cependant, il ne devra pas être tenu au détriment de la qualité.

2. Documenter tes demandes

Comme évoqué plus haut, il est important de prévoir différents plans ou modes opératoires : sélection, de mise en place, de monitoring et de fermeture. Ces documents seront utilisés comme un guide par l’ARC afin de préparer sa visite, la réaliser sur site et effectuer le suivi. Il faut y détailler les différents deadlines indiqués plus haut, mais également toute la procédure à suivre : documents à recueillir, sujets à aborder, éléments à monitorer en priorité, suivi à distance, fréquence à laquelle rencontrer le PI, etc.

De même, en cas de visites sur site ou de monitoring centralisé, prévoit un rapport annoté afin d’indiquer clairement tes attentes, cela évitera les allers-retours chronophages entre toi et les ARCs.

Enfin, en cas de communication par téléphone avec les centres, tu peux, par exemple, prévoir un scénario d’appel reprenant toutes les informations qui doivent être discutées avec les centres.

Complète ces documents par une formation détaillée. En effet, certaines personnes sont plutôt visuelles et apprécieront d’avoir un document écrit, cependant, d’autres ont besoin d’entendre les informations afin de les assimiler.

3. Communiquer régulièrement

Organise des réunions régulières avec tes ARCs. Informe-les de l’avancée de l’étude, rappelle-leur les prochaines échéances, leurs objectifs, les nouveautés sur l’étude, etc.

Prépare un tableau de bord que tu mettras à jour à chaque réunion : indiques-y l’avancée de l’étude (le nombre de patients inclus, le nombre de données monitorées, …) ainsi qu’un pourcentage d’avancement. Il peut être judicieux d’y ajouter un graphique avec un code couleur afin de schématiser l’avancement : vert en cas d’objectif tenu, jaune en cas d’objectif non tenu de peu, rouge en cas de gros retard. Ajoutes-y un commentaire avec les informations importantes et les prochains deadlines. Ton tableau de bord n’a pas besoin d’être très élaboré, il permettra simplement d’apporter plus d’impact à ton discours.

Enfin, comme cela se fait très souvent dans les newsletters pour les investigateurs, tu peux ajouter une dimension de compétition. Tu peux indiquer quel pays/région à inclus le plus de patients, quel pays/région a récupéré tous les documents attendus, …

Ces réunions doivent également permettre de répondre aux questions des ARCs. Pense à documenter les questions posées et les réponses apportées dans un fichier FAQ. Cela évitera les questions récurrentes et permettra de documenter la date de réponse et la réponse donnée.

Ces réunions ne doivent pas forcément avoir lieu en face à face, surtout si ton projet à une envergure internationale. Tu peux tout à fait utiliser Skype ou d’autres outils de meeting en ligne. Les fonctions importantes ?

• Le partage d’écran : cela te permettra de faire défiler une présentation, partager des documents, …
• Enregistrer : enregistrer la réunion permettra aux ARCs absents de savoir ce qui a été dit (car, oui, il y aura forcément des absents).

Après la réunion, envoie l’enregistrement de la conférence, un court résumé de la réunion, le tableau de bord et l’éventuelle FAQ a l’ensemble des ARCs.

4. Gérer les objectifs non tenus

Si tu te rends compte qu’un ARC ne respecte pas les deadlines, a moins de résultats que les autres ARCs ou ne réalise pas les tâches qu’on lui demande, identifies la cause du problème : s’agit-il d’un manque de temps, un manque de connaissances ou un réel manque de volonté ? Discutes-en directement avec lui et demande lui son ressenti vis-à-vis de cette étude.

S’il s’agit d’un manque de temps, prend contact avec son manager direct : discute du temps nécessaire à la réalisation des tâches de l’étude et demande s’il est possible de réorganiser son temps. Peut-être faudra-t’il allouer un autre ARC sur certaines tâches …

S’il s’agit d’un manque de connaissances, n’hésite pas à re-former l’ARC. Si tu en as la possibilité, n’hésite pas à l’accompagner sur site lors des premières visites.

Si plusieurs demandes restent sans réponse, relance-le et mets ses managers en copie. Cela leur permettra de se rendre compte du manque de réactivité de l’ARC et, dans le meilleur des cas, cela fera réagir l’ARC.

5. Être à l’écoute et disponible

Mon dernier conseil est d’être disponible et à l’écoute de tes ARCs. En effet, ils peuvent remonter des informations très importantes pour le suivi de ton étude. C’est eux qui sont en contact direct avec les TECs et les investigateurs, prend en compte leurs remarques et aide-les à trouver une solution en cas de problème. De même, ce sont eux qui pourront expliquer pourquoi il n’y a pas assez d’inclusions et c’est avec leur retour que tu pourras préparer les points au promoteur.

Assure-toi que leur motivation reste intacte tout au long de l’étude. Si tu sens que tes ARCs sont démotivés en cas d’étude difficile ou qui n’avance pas, identifie pourquoi et apporte des solutions pour rendre leurs tâches moins contraignantes (comme des outils pour les aider, par exemple). La réussite d’une étude dépend aussi de la motivation des ARCs !

Enfin, valorise le travail de tes ARCs. Félicite-les lorsque les objectifs sont atteints et encourage-les tout au long de l’étude. Si tu es content du travail d’un ARC ou si tu le sens particulièrement investi dans ton projet, n’hésite pas à lui dire. Faire savoir à son manager direct à quel point tu es content de son travail peut également être une forme de reconnaissance.

Ces quelques pistes te permettront de manager une équipe d’ARC et les aider à tenir les objectifs. N’oublie pas, si tu ne donnes pas envie à tes ARCs de se donner à fond sur ton projet, alors, les résultats seront forcément moins bon. Soutiens-les tout en restant ferme, motive-les tout en restant à l’écoute des problèmes qu’ils rencontrent et sois disponible tout en leur demandant régulièrement des comptes.

Pour aller plus loin :

8 points incontournables pour un rapport de monitoring complet

Les 10 commandements du chef de projet clinique

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