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Cet article a été proposé par un lecteur du blog de la recherche clinique. Si toi aussi tu as une idée de sujet que tu aimerais bien que nous traitions, tu peux le proposer en cliquant ici.
Rédigé par Vanessa Montanari.
Les emails … On peut en recevoir plusieurs dizaines par jour en fonction de son poste. Tu pars en vacances ? C’est l’horreur : tu te retrouves avec une masse d’e-mails à traiter ! Parfois juste des informations sans importance, parfois des urgences. Comment s’en sortir vivant et ne pas devenir esclave de sa boite e-mail ? Voici ma recette.
Moins de temps tu passes sur tes e-mails, mieux tu te sentiras !
On a pour habitude de passer des heures devant ses e-mails et on se rend compte au final que … oups … les priorités se trouvant sur notre « to do list » n’avancent pas.
Relève ta boite e-mail, au maximum, 3 fois par jour
C’est-à-dire 1 fois le matin (10h), 1 fois en début d’après-midi (14h) et avant de partir du bureau (16h30). L’objectif est de dédier des moments précis à la revue de tes e-mails afin de ne pas t’éparpiller et de ne pas passer trop de temps à lire et traiter tes mails.
Lire ses e-mails ne doit pas être le top des priorités du matin
En principe, tu prépares, tous les soirs, avant de quitter le bureau, la liste des priorités du lendemain. Le top est de débuter la journée par ta première tâche prioritaire se trouvant sur ta « to do list ». Ensuite vers 10h, tu peux débuter la revue de tes mails. Résultat ? Tu auras avancé sur tes priorités de la journée au lieu de passer 1 heure à lire tes mails. Rassure-toi, si une vraie urgence urgentissime devait arriver, ton équipe ne se gênera pas pour t’appeler sur ton téléphone.
N’hésite pas à créer des règles quand tu le peux
Grâce aux règles dans Outlook, par exemple, tu peux transférer automatiquement des mails à d’autres personnes ou les ranger automatiquement afin qu’ils n’encombrent pas ta boite e-mail. Pour en savoir plus sur les règles, clique ici.
Vider sa boite mail
Ta boite mail ne doit pas servir de listing de choses à faire
En clair, c’est soit :
– tu traites le mail immédiatement parce qu’il prend 2 minutes et tu l’archives,
– tu traites le mail immédiatement parce qu’il prend 2 minutes et tu le supprimes
– Tu le mets sur ta « to-do list » puis tu l’archives ou tu le supprimes.
A chaque fois que tu vas traiter tes mails, vide ta boite. Il ne doit plus rien en rester !
Soit ils sont sur ta « to do list » soit ils sont traités. Certains me diront « oui, mais c’est simplement déplacer le problème ». Je leur réponds, « oui probablement, mais en tout cas, toutes tes tâches seront centralisées dans ta « to do list » et c’est cette liste que tu traiteras en priorité, dès le matin, avant tes premiers mails.
Tu verras, ta boite mail sera clean, vide (magique) et tu te sentiras bien mieux !
Plus tes mails seront concis, plus tu gagneras du temps !
Afin de gagner du temps soit le plus concis possible dans tes mails. Va à l’essentiel ! Cela te feras gagner de précieuses minutes. Prends l’habitude d’écrire un seul paragraphe de 4-5 lignes au maximum et tiens-toi-y.
Attention, ta to do list doit être efficace !
Eh oui ! Car c’est elle qui centralisera toutes les actions à mener. Elle doit donc te faire des rappels et te permettre t’implémenter des dates limites. Ton employeur te propose probablement des outils de gestion de tâches, il y en a en général dans les CTMS. Si ta structure ne l’a pas prévu, demande à ton employeur de souscrire à ce type de logiciel. Sinon, il te reste la version papier ou électronique (sur mobile ou dans le cloud).
Ce type d’outils existe par milliers. Il existe par exemple : https://fr.todoist.com/, mais attention à bien choisir un outil sécurisé et de ne pas y mettre des informations trop confidentielles !
Mon petit plus : Le dossier à imprimer
Lors de mon classement d’email, j’ai également un dossier « à imprimer » dans lequel je classe tout ce qui doit être imprimé pour classement et à donner à l’assistante. Dès que j’ai le temps, j’imprime tous ces documents en masse pour les faire classer. C’est la journée classement ! Youhou !
Tu veux d’autres méthodes pour améliorer ta productivité ? Tu peux acheter le livre ci-dessous, il m’a bien servi pour la gestion de toutes mes activités professionnelles.
Ça y est, je t’ai donné mes meilleures recettes ! Prêts, feu, partez : traitez, supprimez, archivez !
Pour connaître nos activités, tu peux visiter notre site web sur www.pharmaspecific.com
Vous avez besoin d’une prestation en recherche clinique? contactez PHARMASPECIFIC en vous rendant sur notre site en cliquant ici : https://pharmaspecific.com/devis
Si tu as des questions sur le métier d’attaché de recherche clinique ou sur une carrière dans la recherche clinique, tu peux la mettre dans les commentaires ci-dessous. Nous te répondrons dans les plus brefs délais.
Si tu veux être coaché, si tu veux une réponse personnalisée à tes questions ou être en contact avec d’autres professionnels de la recherche clinique, tu peux te rendre sur https://pharmaspecific-training.com/
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This article was proposed by a reader of clinical research blog. If you also have an idea of subject that you would like us to treat, you can propose it by clicking here.
Written by Vanessa Montanari.
The emails … You can receive several dozen per day depending on your position. You’re going on vacation? This is the horror: you end up with a mass of emails to deal with! Sometimes just unimportant information, sometimes emergencies. How to get out alive and not become a slave to your e-mail box? Here is my recipe.
The less time you spend on your emails, the better you’ll feel!
We usually spend hours in front of our e-mails and we finally realize that … oops … the priorities on our « to do list » do not advance.
Pick up your e-mail box, up to 3 times a day
That is to say 1 time in the morning (10h), 1 time in the early afternoon (14h) and before leaving the office (16h30). The goal is to dedicate specific moments to the review of your emails so as not to scatter you and not spend too much time reading and processing your emails.
Reading your emails should not be the top priority of the morning
In principle, you prepare the list of priorities for the next day before leaving the office. The top is to start the day with your first priority task on your « to do list ». Then at around 10am, you can start reviewing your mails. Result? You will have advanced on your priorities of the day instead of spending 1 hour to read your mails. Do not worry, if a real urgency need to happen, your team will not hesitate to call you on your phone.
Do not hesitate to create rules when you can
Thanks to the rules in Outlook, for example, you can automatically transfer emails to other people or store them automatically so that they do not clutter your e-mail box. To learn more about the rules, click here.
Empty your e-mail box
Your e-mail box should not serve as a list of things to do
Clearly, it is either:
– you process the mail immediately because it takes 2 minutes and you archive it,
– you process the mail immediately because it takes 2 minutes and you delete it
– You put it on your « to-do list » and then you archive it or you delete it.
Whenever you go to process your mails, empty your box. It should be empty!
Either they are on your « to do list » or they are treated. Some people will say « yes, but it’s just moving the problem. » I reply, « Yes, probably, but in any case, all your tasks will be centralized in your « to do list » and it is this list that you will treat in priority, in the morning, before your first mails.
You will see, your mailbox will be clean, empty (magic) and you will feel much better!
The more concise your e-mails will be, the more time you will save!
In order to save as much time as possible in your mails. Go to the basics! This will save you valuable minutes. Make it a habit to write a single paragraph of up to 4-5 lines and hold on to it.
Attention, your to do list must be effective!
Yes! For it is the one that will centralize all the actions to be carried out. It must therefore remind you and allow you to implement deadlines. Your employer probably provides you with task management tools, usually in CTMS. If your organization has not planned it, ask your employer to subscribe to this type of software. Otherwise, you still have the paper or electronic version (on mobile or in the cloud).
This type of tool exists in thousands. There are for example: https://en.todoist.com/, but be careful to choose a secure tool and not to put on information too confidential!
My little extra: The file to print
During my email ranking, I also have a « print » folder in which I classify everything that needs to be printed for ranking and to give to the assistant. As soon as I have time, I print all these documents in mass to have them classified. This is the ranking day! Youhou!
Do you want other methods to improve your productivity? You can buy the book below, it has served me well for the management of all my professional activities.
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Super article 🙂
Merci Vanessa