Spoiler alerte : oui, tu vas t’en sortir. Et non, tu n’es pas le ou la seule à avoir l’impression d’être enseveli sous une avalanche d’EI.

Bienvenue dans le quotidien d’un ARC investigateur sur le terrain, entre vigilance règlementaire, communication médicale et gestion de stress.
Mais alors, quand un patient cumule les évènements indésirables comme d’autres enchainant les séries Netflix… on fait quoi ?
On connait tous ce sentiment : tu ouvres le dossier d’un patient pour une simple mise à jour, et là… c’est le drame. Douleurs inexpliquées, fièvre, toux, chute, hospitalisation… bref, le bingo des évènements indésirables.

Et toi en tant qu’ARC tu te poses les bonnes questions :

• Est-ce que tout doit être déclaré ?
•  Est-ce grave ?
• C’est lié au traitement ou pas ?
• Comment je vais expliquer ça au promoteur sans y passer ma semaine ?

Respire. Laisse le stress de côté. On va te guider pas à pas.

Etape 1 : Reprendre le contrôle (et ton calme)

Tout d’abord, pour reprendre le contrôle, il faut s’organiser :

• Note chaque EI dans un tableau : date d’apparition, symptômes, gravité, résolution, imputabilité (si disponible).
• Identifie s’il s’agit de simples EI ou d’EIG (évènement indésirable grave)
• Regarde ce que dit le protocole : certains effets peuvent être attendus (et donc moins alarmants).
• N’oublie pas de regarder les compte-rendus de biologie et vérifier si le médecin investigateur l’a bien examiné (Compte-rendu commenté, daté et signé). Par exemple, si je tombe sur une valeur biologique anormale pendant une visite de monitoring, je commence toujours par me poser cette question : est-ce que cette anomalie est cliniquement significative ? On sait que toutes les valeurs hors normes ne sont pas forcément des effets indésirables. Donc je vérifie, d’abord si l’investigateur l’a notée dans le dossier médical et s’il y a une interprétation ou si une action est mise en place. Je discute toujours avec le médecin pour valider s’il faut déclarer, et si oui sous quelle forme EI/EIG ?

Petite astuce ARC : crée-toi un tableau de suivi patient par étude. Tu verras plus clair en 2 minutes. Tu peux le mettre en parallèle d’un tableau pour les médicaments concomitants, ce qui permet aussi de les relier (et c’est souvent demandé dans le CRF)

Etape 2 : EI vs EIG- on revoit les bases rapidement

EI (ou AE en anglais) : toute manifestation médicale anormale chez un patient, qu’elle soit liée ou non au traitement.

EIG (ou SAE en anglais) : il s’agit d’un EI qui entraine une hospitalisation ou prolongation d’hospitalisation, un décès, met en jeu le pronostic vital, provoque un handicap, une incapacité ou des malformations congénitales.

C’est l’investigateur qui juge la gravité et le lien au traitement. Toi, tu l’accompagnes pour que tout soit documenté, mais tu ne poses pas le diagnostic. Mais ça ne t’empêche pas de vérifier le codage avec le CTCAE (common terminology criteria for adverse events), s’il est utilisé dans le cadre de ton étude, et poser la question en cas de doute.

Quand un effet indésirable est identifié, je pense toujours à sa gradation, parce que ça change tout pour l’analyse de sécurité. On utilise souvent le CTCAE, surtout dans les essais en oncologie, pour attribuer un grade de sévérité de 1 à 5. Vérifie dans le protocole quelle gradation doit être utilisée. Garde en tête que le grade 1, c’est léger souvent sans impact sur la vie quotidienne, alors que le grade 3 ou plus, on est déjà dans un sévère, potentiellement grave, voire fatale (grade 5). Je trouve que connaitre les critères du CTCAE permet de mieux anticiper les discussions avec l’investigateur, et de s’assurer que les informations reportées dans les CRF et dans les déclarations des EIG sont cohérentes.

Etape 3 : communiquer avec l’investigateur et poser les bonnes questions.

Oui, parfois c’est intimidant. Mais mieux vaut 10 minutes de clarification qu’un retour du promoteur qui te demande de tout recommencer.

Quelques questions utiles à poser :

•  C’est en lien avec la pathologie ou le traitement ? le grade ?
•  Est-ce un effet attendu ?
• L’évènement est-il résolu ? en cours ? aggravé ?
• Des examens ont-ils été faits ? un traitement mis en place ?

Conseil : note toutes les réponses dans ton tableau de suivi ou ton journal de bord. Cela te fera gagner beaucoup de temps en monitoring. Et fait dater/signer le médecin au passage, car cela va devenir un document source (préparé avec le médecin).

Etape 4 : documenter comme un pro

Une fois les informations validées :

• Renseigne l’eCRF avec rigueur : date, description, gravité, action effectuée.
• Pour les EIG : notifie le promoteur dans les 24h de la prise de connaissance de sa survenue, pense à documenter pourquoi si la prise de connaissance est tardive par rapport à l’évènement en lui-même.
• Joins les comptes rendus d’hospitalisation, lettres médicales ou tout document utile.

Etape 5 : gagner du temps en anticipant

Parce qu’un patient complexe, ce sont souvent plusieurs visites à suivre. Voici quelques bonnes pratiques :

• Fais un point EI à chaque visite (même si le patient va bien)
• Envoie un petit mail de suivi à l’investigateur avant une visite importante
• Classe tes documents (numériques ou papier) par catégorie (analyse biologique, fiche d’inclusion, screening, visite numéro 1, EI/EIG, etc) : tu iras 3 fois plus vite par jour du contrôlequalité.

Le kit de survie de l’ARC débordé d’EI !

Pour t’éviter de couler lors de ta prochaine mission :

• Un tableau de suivi EI/SAE par patient
• Un pense-bête des délais de déclaration
• Des modèles de mails prêts à l’emploi (notification, SAE, relance médecin …)
• Une to-do liste hebdomadaire rapide

En conclusion : tu gère (même si t’en doute parfois)

Oui, gérer un patient avec plein d’évènements indésirables c’est exigeant.

Mais non, ce n’est pas insurmontable. Avec :

•  Une bonne organisation
• Une communication fluide avec l’investigateur
• Et une documentation béton

Tu peux transformer ce qui ressemble à une montagne en une simple colline.

Alors la prochaine fois que tu ouvres un dossier avec 12 EI, rappelle-toi : tu sais faire. Tu es ARC, après tout.
Et toi quelles sont tes astuces ?

Vous avez besoin d’une prestation en recherche clinique ? contactez PHARMASPECIFIC en vous rendant sur notre site en cliquant ici : https://pharmaspecific.com/devis/

Si tu as des questions sur le métier d’attaché de recherche clinique ou sur une carrière dans la recherche clinique, tu peux la mettre dans les commentaires ci-dessous. Nous te répondrons dans les plus brefs délais. 

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Spoiler alert: yes, you’re going to be fine.

And no, you’re not the only one feeling buried under an avalanche of AEs.

Welcome to the daily life of a Clinical Research Associate (CRA) on site: balancing regulatory vigilance, medical communication, and stress management.

But when a patient piles up adverse events the way others binge Netflix series… what do you do?

We all know that feeling: you open a patient’s file for a quick update, and suddenly—it’s chaos.
Unexplained pain, fever, cough, a fall, hospitalization… basically the full bingo card of adverse events.

And as a CRA you ask yourself the right questions:

• Does everything need to be reported?
• Is it serious?
• Is it related to the study drug or not?
• How am I going to explain this to the sponsor without spending my entire week on it?

Breathe. Put the stress aside. Let’s walk through this step by step.

Step 1: Regain control (and your calm)

First things first: get organized.

• Note every AE in a table: onset date, symptoms, severity, resolution, causality (if available).
• Identify whether it’s a standard AE or a SAE (serious adverse event).
• Check the protocol: some effects may be expected (and thus less alarming).
• Don’t forget to review lab reports and make sure the investigator has examined them (signed, dated, with comments).

For example, if I spot an abnormal lab value during monitoring, my first question is: is this clinically significant? Not all “out-of-range” values qualify as adverse events.
So I check: did the investigator record it in the medical file, provide an interpretation, or take action? I always discuss with the physician to confirm whether it should be reported, and if yes, in which form (AE or SAE).

💡 CRA tip: create a patient tracking table for each study. You’ll see things more clearly in minutes. You can even pair it with a concomitant medication table—very useful since CRFs often ask for these links.

Step 2: AE vs SAE – a quick refresher

• AE (Adverse Event): any abnormal medical occurrence in a patient, whether related to the treatment or not.
• SAE (Serious Adverse Event): an AE that results in hospitalization (or prolongation), death, life-threatening situation, disability/incapacity, or congenital anomaly.

It’s the investigator’s role to assess seriousness and causality.
Your role is to support documentation—you don’t diagnose. But you can still double-check coding (CTCAE is often used in oncology trials) and raise questions when in doubt.

When an AE is reported, I always think about grading, because it changes everything in safety analysis.
CTCAE often uses a 1-to-5 scale:

• Grade 1 = mild, no real impact
• Grade 3+ = severe, potentially life-threatening
• Grade 5 = fatal

Knowing CTCAE criteria helps anticipate discussions with the investigator and ensure that what’s documented in the CRF and SAE reports is consistent.

Step 3: Communicate with the investigator

Yes, it can feel intimidating. But 10 minutes of clarification now is far better than a sponsor query that forces you to redo everything.

Some useful questions to ask:

• Is it related to the underlying condition or the treatment? What grade?
• Was the event expected?
• Is it resolved, ongoing, or worsening?
• Were tests performed? Any treatment started?

💡 Tip: write down the answers in your tracking table or monitoring log. It will save you hours later. And don’t forget to have the investigator sign/date it—it becomes a source document.

Step 4: Document like a pro

Once validated:

• Enter everything rigorously into the eCRF: dates, description, severity, actions taken.
• For SAEs: notify the sponsor within 24h of becoming aware. If reporting is delayed compared to the actual event, explain why.
• Attach hospital discharge reports, medical letters, or any relevant documentation.

Step 5: Save time by anticipating

Complex patients = multiple visits to follow. Best practices:

• Always review AEs at each visit (even if the patient says they’re fine).
• Send a short follow-up email to the investigator before a major visit.
• Organize your files (digital or paper) by category: labs, inclusion forms, screening, visit 1, AEs/SAEs, etc. You’ll work three times faster on quality control days.

The CRA survival kit for AE overload

To avoid sinking during your next mission, keep at hand:

• A patient-specific AE/SAE tracking table
• A reminder of reporting deadlines
• Pre-drafted email templates (notification, SAE reporting, physician reminders…)
• A quick weekly to-do list

Final word: you’ve got this (even if you doubt sometimes)

Yes, handling a patient with multiple AEs is demanding.
But no, it’s not insurmountable.

With:

• Solid organization
• Clear communication with the investigator
• Thorough documentation

…you can turn what looks like a mountain into a simple hill.

So next time you open a file with 12 AEs, remember: you know how to handle it.
You’re a CRA, after all.

And you? What are your best tips for managing AE overload without losing your calm?