Challenge #29: Les tuyaux d’une ARC expérimentée!!!

Cette année sera celle de la rencontre, du partage, de la connaissance et du développement. Es tu prêt avec nous? Cela commencera par notre challenge 2020, une vidéo par jour pendant 30 jours sur le monitoring.

Pendant 30 jours, nous allons te donner du contenu à forte valeur ajouté pour du monitoring de qualité!

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Si tu as des questions sur le métier d’attaché de recherche clinique ou sur une carrière dans la recherche clinique, tu peux la mettre dans les commentaires ci-dessous. Nous te répondrons dans les plus brefs délais. 

Bonjour à tous. C’est Vanessa Montanari du blog de la recherche clinique pour Pharmaspecific. Aujourd’hui, je vais vous donner des vieux tubes d’ARC pour mieux pratiquer le monitoring et faire un monitoring de qualité première. Petit tuyau, relisez régulièrement le guide de monitoring. Le guide de monitoring est en fait un guide qui a été rédigé par le chef de projet de l’étude, qui explique les différentes activités de monitoring que vous devez faire, les choses que vous devez vérifier. Parfois, les études ne sont pas nécessairement à monitorer à 100%. Il n’y a que certaines données qui doivent être monitorées.

Donc pour pouvoir faire déjà du bon monitoring, suivez bien votre guide de monitoring. Le chef de projet a pris le temps de vous préparer ce document. Il faut bien l’utiliser et le revoir de manière régulière pour se remettre en tête certaines choses parce que des fois on oublie. En général, le guide de monitoring parle à la fois de la visite de mise en place jusqu’à la visite de clôture. Donc, vous avez tout un étendu de choses à vérifier durant toute cette période et le guide en général parle de toutes ces parties là. En tout cas, soyez bien attentifs à ce guide car il est vraiment important. Alors, autre tuyau, au moment de vos visites de monitoring, pensez bien à réserver des séances de travail avec les différents intervenants. Vous prenez rendez-vous avec l’investigateur, le technicien d’études cliniques, avec le pharmacien et puis les autres intervenants s’il y en a d’autres sur votre étude. Fixez bien des horaires pour chacun chacun des intervenants et essayez d’avoir une fourchette assez large entre chaque intervenant pour avoir le temps de travailler avec chacun d’eux. Pensez bien à demander le rendez-vous avec l’investigateur. C’est-à-dire savoir ce n’est pas parce que vous avez demandé une visite sur le centre que l’investigateur à venir vous voir spontanément. Vous devez réclamer un horaire pour qu’ils puissent passer vous voir. En général, je vous recommande de lui demander de passer plutôt  une heure avant votre départ. C’est un petit peu mieux, plutôt qu’en début de matinée ou en fin de matinée parce que vous n’aurez pas eu le temps de rassembler toutes les questions que vous avez et du coup il y aura des questions qui ne seront pas traitées avec lui si vous le faites trop tôt. Après, il y a des questions que vous pouvez poser aux techniciens d’études cliniques tout au long de la journée. Peut-être qu’il peut vous répondre à certaines questions, des choses assez simples, mais tout ce qui est médicale, ce sera souvent l’investigateur. Dont, vous le ferez souvent en fin d’après-midi avec lui. Une heure et demie avant ce n’est pas mal comme ça, ça me permet aussi de pouvoir rectifier certaines choses avec le technicien d’études cliniques au moment des corrections. Alors, autre chose, faites attention à l’utilisation des post-its. Le post-it, ça ne doit pas être l’outil qui va vous permettre de garder en mémoire les informations. Vous devez avoir votre propre cahier à côté ou un document qui vous permet de garder les informations, mais le post-it sur lequel vous écrivez, vous laissez des post-its pour les corrections et si vous partez en laissant les post-its avec les corrections, moi j’ai déjà vu des cas où les post-its avaient été tous enlevés par le centre et donc vous vous retrouvez sans post-its sans aucune information. Le post-it c’est une aide pour pouvoir retrouver les pages. Eventuellement mettre des notes dessus mais il faut toujours que vous dupliquiez. Si vous utilisez des post-its, dupliquez toujours sur un cahier le post-it. C’est bien mais  il faut faire très attention parce que ça, c’est quelque chose qui peut partir, c’est quelque chose qui se décolle; et si quelqu’un décolle votre post-it et que vous n’avez pas noté l’information ailleurs, vous risquez d’oublier de faire la correction en ce qui concerne votre visite de monitoring. Lorsque vous prenez rendez-vous pour votre visite, je pense qu’il est intéressant de renvoyer avec lettre de confirmation, quand vous envoyez le mail de confirmation pour dire que vous allez venir tel jour à telle heure, je pense que ça peut être intéressant de joindre l’ancienne lettre de suivi que vous avez envoyée de la dernière visite pour rappeler au centre qu’il y avait des actions, qu’ils n’avaient pas été traitées et pour leur rappeler qu’i faut qu’il revoie cette lettre avant votre venue et qu’il traite peut-être des dernières actions. En principe, entre deux visites, vous suivez le centre mais en fonction de votre activité, vous pouvez ne pas avoir le temps de tout suivre. Donc, c’est bien de renvoyer cette lettre avec votre confirmation une semaine avant de venir. Comme ça, ça donne le temps au technicien d’études cliniques et à l’investigateur de se préparer et éventuellement à se rappeler qu’il y avait un tel sujet qu’il fallait traiter et de traiter le sujet avant de votre venue. Pensez également à ramener au moment de votre visite de monitoring des documents qui pourront vous être utile. Vous les amener en double comme ça vous avez un petit exemplaire au cas où vous en avez besoin. Alors, quand je parle de certains documents, je parle d’un exemplaire de délégation log vierge. Comme ça, si jamais tu ne sais pas, dans le classeur il n’y en a plus, eh bien vous en aurez un à proposer au centre. Vous pouvez faire des photocopies. Voilà, alors vous pouvez aussi la voir sur une clé USB ou le sauver dans votre ordinateur mais il faut prendre le temps de trouver les moyens d’imprimer etc … C’est pour ça qu’une petite version  déjà imprimée, ça peut être intéressante. Vous pouvez aussi le faire pour les formulaires de training, le formulaire de formation, puisque vous allez peut-être être amené à former une personne du centre ou alors une personne du centre aura peut-être besoin de former quelqu’un et ce formulaire elle ne l’aura pas où elle ne l’aura plus. Vous aurez ce formulaire à lui proposer tout de suite. Il sera dans vos affaires de monitoring. Vous pouvez également faire ça pour les outils de remplissage des événements indésirables et les worksheets, ce qu’on appelle les worksheets en fait, c’est les outils de travail pour aider à la récupération des événements indésirables ou aider à la récupération des traitements concomitants. Vous pouvez avoir ce type d’exemplaire également dans vos affaires en version imprimée pour pouvoir le donner rapidement et puis aider votre centre au plus vite lorsque vous faites votre visite de monitoring. Moi, ce que je vous recommande, vous avez préparé votre visite de monitoring, vous avez fait une checklist de toutes les choses que vous deviez faire durant cette visite. Cette checklist, il faudrait l’utiliser de manière régulière tout au long de la visite. C’est-à-dire que quand vous arrivez, vous allez regarder votre checklist. Dans cette checklist, vous allez mettre les activités à faire, vous allez mettre les documents à signer les documents à récupérer et tout au long de la journée, vous allez suivre cette checklist mais surtout il y a des moments clés où je vous recommande de relire votre checklist pour voir si certaines choses n’ont pas encore été faites. Par exemple, après le repas vous reprenez votre checklist et fait un bon bilan. Depuis, ce matin j’ai fait ça, ça, ça, ça, ça. Il me reste encore ça à faire. Vous vérifiez que vous n’avez pas oublié de checker quelque chose que vous deviez faire et vous le faites aussi en fin de journée +parce que des fois, on devait récupérer un document. Le technicien d’étude clinique nous a dit qu’il va aller le chercher et puis après vous oubliez, il, oublie et puis vous repartez sans documents et voilà. Donc, recheckez à la fin de la journée avant de partir. Alors, ça, ça, ça, ça. Est-ce que c’est bon et comme ça, vous êtes sûr que vous partez avec tout ce dont vous avez besoin, tout ce dont vous aviez prévu. Tout ce que vous avez prévu de faire, vous l’avez checké si vous ne pouvez pas le faire bien. Vous savez pourquoi vous ne l’avez pas fait mais vous regardez votre checklist bien en fin de journée. Donc, le matin, le midi et en fin de journée, vous faites vraiment un check complet de votre checklist pour voir où est-ce que vous en êtes. Alors, surtout n’oubliez pas au niveau des codes pour les accès au dossier médical informatisé, surtout n’utilisez pas les codes du technicien clinique qui travaille avec vous. Demandez bien tout cela au moment de la mise en place, au moment de la sélection. Comment ça s
e déroule et surtout assurez-vous toujours d’avoir vos codes. Il est interdit de partager ses codes en recherche clinique. Il est interdit de partage de codes de manière générale dans le travail. Donc, éviter de vous retrouver dans des situations où vous ne pouvez pas travailler correctement. Par rapport à la communication avec l’investigateur et le technicien d’études cliniques, essayez de manière générale de mettre régulièrement l’investigateur en copie. Donc, déjà quand vous prenez rendez-vous, avec eux, vous le mettez toujours en copie. Lorsque vous avez un sujet qui porte sur les patients sur l’étude, sur le protocole mettez le l’investigateur en copie. Pensez bien à mettre l’investigateur en copie. Bien sûr, si c’est pour demander un document qui n’est pas très important, ce n’est pas nécessaire. Mais en général, essayez de mettre l’investigateur en copie. Pourquoi ? Parce que si vous ne mettez jamais l’investigateur en copie et que tout d’un coup vous mettez à l’investigateur en copie uniquement quand il y a des problèmes, le technicien d’études cliniques pourrait prendre mal le fait que vous alertez l’investigateur que quand il y a un problème. S’il est informé de manière régulière et pas uniquement quand il y a des problèmes, ça passe un petit peu mieux. On ne passerait pas trop comme celui qui dénonce au technicien d’études cliniques dans une situation. Voilà, informez le de manière régulière. De toutes les façons, c’est lui qui a toute la responsabilité. Donc, c’est lui qui doit être au courant des choses en particulier et le technicien d’études cliniques est également informé mais lui doit vraiment être informé. Dernière petite recommandation, n’hésitez pas à commencer à rédiger votre apport dans le train. Je sais que des fois on est un petit peu fatigué, on n’a pas très envie de le faire mais si vous avez suffisamment de temps, essayez de le faire parce que ça vous permet d’être un peu plus serein au retour. En plus, vous avez toutes les idées qui seront fraîches. Donc vous pouvez bien faire un petit bilan de ce que vous avez prévu. C’est-à-dire les problèmes et puis les actions à proposer à l’investigateur. Donc vous pouvez en fait  bien, avec l’esprit, vous avez bien vu ce qui s’est passé. Vous avez de bons souvenirs, vous pouvez mieux rédiger et commencer en fait à rédiger un draft dès le train si vous n’êtes pas trop fatigué. Essayez de faire ça, c’est vraiment très utile et après vous verrez que ça évitera d’avoir des oublis dans votre rapport de monitoring.

J’espère que cette vidéo vous aura aidé. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur la recherche clinique, vous pouvez vous rendre sur le blog de la recherche clinique. Le lien est ici. Si vous avez aimé cette vidéo, merci de mettre j’aime en bas de la vidéo et n’hésitez pas à mettre des commentaires, ça me fera plaisir de savoir ce que vous en avez pensé. Si vous j’ai oublié quelque chose d’intéressant qui pourrait servir à tout le monde, si vous voulez en savoir plus sur Pharmaspecific,

notre CRO spécialisé en recherche clinique? Le lien est ici. Je voudrais également vous dire que Pharmaspecific a créé un guide d’une centaine de pages qui est un retour d’expérience de notre équipe sur comment appréhender les essais cliniques, comment mieux pratiquer les essais cliniques en tant que chef de projet ou en tant qu’ARC. Donc, si ça vous intéresse, vous pouvez le télécharger en bas de la vidéo. Je vous remercie de nous avoir suivi et à bientôt.

Au revoir.