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Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Comment réussir à concilier vie personnelle et vie professionnelle quand on est ARC moniteur?

Lorsqu’on est ARC moniteur, notre mission principale est de faire du monitoring, c’est-à-dire, par définition, des déplacements sur sa région ou sur toute la France. On se lève en général tôt, on rentre tard, parfois même on dort sur place. De plus, les charges de travail sont de plus en plus importantes dans les entreprises, on a donc l’impression de ne plus avoir de temps pour soi, sa famille et ses amis, que l’on soit un homme ou une femme.

Concilier vie personnelle et vie professionnelle signifie donner autant d’importance à chacune de ces vies.

Tu trouveras ci-dessous mes 20  propositions pour t’aider à concilier vie personnelle et vie professionnelle.

Le métier d'ARC est compatible avec une vie de famille épanouie!

Le métier d’ARC est compatible avec une vie de famille épanouie!

1. Travaille dans le train, l’avion, le taxi ou à l’aéroport. Le mieux est d’avoir un modèle de rapport pré-complété avec des phrases types puis de le compléter dans le train, l’avion ou le taxi. Tu peux le rédiger à l’ordinateur, si ton entreprise t’en fournit un, ou à la main si tu n’en as pas (tu le taperas une fois de retour à ton bureau). Attention, pense bien à la confidentialité de ton projet quand tu travailles à l’extérieur. Enfin, pour être suffisamment motivé et en forme pour travailler dans les transports, il vaut mieux se coucher tôt avant un déplacement. En travaillant dans les transports, tu seras plus zen à ton retour au bureau …

2. Ne prévois pas plus que ce que l’on peut faire en une journée. Pense également à réserver un espace dans ton emploi de temps pour les imprévus (comme on le fait dans un budget). Fixe-toi des horaires de travail, des objectifs et des tâches à faire pour la journée. Ça évite la frustration…

3. Respecte ton rythme biologique. Tu peux effectuer les tâches importantes et urgentes le matin, lorsque tu es bien réveillé 😉 En début d’après-midi, c’est le passage à vide : la période postprandiale. Tu peux alors faire des activités de routine, qui demandent un peu moins de réflexion. En milieu ou en fin d’après-midi, tu peux te remettre aux activités importantes, c’est le retour de ta phase d’efficacité 😉

4. Utilise la matrice d’Eisenhower. J’aime bien utiliser un petit schéma que l’on appelle « La matrice d’Eisenhower ». On me l’avait montré il y a quelques années dans une formation sur l’organisation du travail. C’est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.

Tâches Importantes Tâches secondaires
Tâches urgentes Tâches AÀ faire immédiatement. Tâches BÀ planifier ou à reporter,mais dans un délai raisonnable.
Tâches non urgentes Tâches CÀ déléguer. Tâches DÀ ne pas faire ou à déléguersystématiquement.

Par exemple :

Tâche importante, urgente (à faire immédiatement) : Préparer sa visite de monitoring pour demain.

Tâche secondaire, urgente (à planifier sur son agenda) : Ecrire son rapport de visite de monitoring à rendre dans 5 jours.

Tâche importante, non urgente (à déléguer à son assistante de projet par exemple) : Envoyer la dernière version des consentements éclairés validés hier par le CPP.

Tâche secondaire et non urgente (à déléguer systématiquement à son assistante de projet) : Réserver les billets des investigateurs pour le meeting investigateur dans 2 mois.

5. Lorsque tu es en monitoring, ne réponds pas systématiquement au téléphone portable.

    Tu peux par exemple rester sur messagerie (se mettre en mode avion ou vibreur) et prévoir une pause le matin et une l’après-midi pour écouter ta messagerie et ne traiter que l’urgence (ou te faire aider par un collègue au bureau). Tu pourras ainsi mieux te concentrer sur ton travail sur site.

6. Range ou jette immédiatement tes emails lorsque tu les lis.

    En ce qui concerne les e-mails, range-les immédiatement et s’ils sont inutiles jette-les. Cela t’évitera de devoir consacrer du temps à les trier plus tard. Tu retrouveras aussi tes e-mails importants plus rapidement si nécessaire ! Renonce ou retire-toi des listes de diffusion et des newsletters qui n’ont aucun intérêt et qui te feront perdre du temps (attention, sauf celle du blog de la recherche clinique 😉 )

7. Classe ton courrier en deux piles : « à traiter » et « à lire ». Donne la priorité à la correspondance à traiter.

8. Pars avant 6h30 du matin pour éviter les embouteillages les jours de monitoring. Tu seras plus en forme lors de ton arrivée sur site.

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9. Arrive tôt sur site pour repartir plus tôt.

    1. Bon nombre de TEC arrivent tôt le matin, vers 8h-8h30. Renseigne-toi pour arriver en même temps que le TEC. Tu pourras ainsi avancer plus sur tes tâches et effectuer les corrections avec le TEC avant son départ.

10. Prend rendez-vous à l’avance avec le TEC et l’investigateur.

    1. En arrivant sur site le matin, confirme l’heure des rendez-vous pour les corrections avec la TEC et l’investigateur.

11. Alerte immédiatement ton ARC manager quand la charge de travail est trop importante et communique régulièrement sur ton travail avec ton chef de projet.

      1. Ils doivent t’aider à trouver des solutions rapidement (ils sont là pour ça !) Il ne faut pas attendre d’être sous la vague, après c’est trop tard.

12. Il faut savoir dire non, c’est une preuve d’efficacité.

          1. Il vaut mieux dire non ou négocier les délais. Lorsque tu as une tâche à faire, il faut toujours te demander si c’est à toi de la faire ou si c’est la mission de quelqu’un d’autre. On se retrouve parfois à faire le travail des autres ; du coup, on s’éparpille et on n’a plus le temps de faire son propre travail.

13. Evite les déplacements le vendredi en général, et les vendredis de vacances scolaires, en particulier.

            1. Tu éviteras les embouteillages, les retards de train ou d’avion. Expérience vécue 🙁

14. Evite de travailler de la maison.

                1. À chaque jour suffit sa peine. C’est comme cela que le boulot empiète sur la vie familiale. Il vaut mieux traquer les problèmes d’organisation et les résoudre… Si tu fais du télétravail, il vaut mieux avoir une pièce dédiée aux activités professionnelles. Cela te permettra d’être plus efficace et d’éviter d’être dérangé ou d’être poussé à l’inaction

15. Si tu en as les moyens, embauche une femme de ménage sérieuse et efficace qui s’occupera de faire le ménage, laver et repasser le linge de ton foyer, 1 fois/semaine.

                    1. Il faut compter en moyenne 4 heures/semaine pour s’occuper d’un appartement de 70 m2 et une petite famille. Le coût est en moyenne de 288 euros/mois, dont on peut obtenir 50% de réduction d’impôts, soit un coût réel de 144 euros pour être totalement tranquille durant son week-end. On peut embaucher directement ou utiliser le service d’agence comme O2, Shiva… Le coût est tout de même plus élevé par une agence qu’en embauchant un salarié à domicile. Mieux vaut faire des économies et embaucher directement un salarié. Tout est expliqué sur cesu.urssaf.fr. Pour trouver votre employé, rendez-vous sur le site du Pôle Emploi.

16. Commande sur internet et fais-toi livrer tes courses chez toi ou va les chercher au « drive » (Auchan direct, Carrefour drive…).

                        1. On ne trouve pas toujours tous les produits dont on a besoin mais l’essentiel est là.

17. Commande et fais-toi livrer par le biais d’internet (voyages, loisirs, vêtements et produits).

                        1. On trouve de bonnes affaires sur voyages-sncf.com, Amazon, Billetreduc par exemple. La plupart des grandes enseignes livrent à domicile. Parfois, les frais de livraison sont gratuits ou te coûtent moins cher que le déplacement (à ta calculatrice !)

18. Fais-toi coiffer ou reçois tes soins esthétiques à domicile

                        1. On peut trouver des contacts sur les Pages Jaunes, Facebook ou encore en cherchant sur un moteur de recherche comme Google.
                        1. Deux autres possibilités plus radicales :

19. Change de poste, c’est-à-dire, choisis un poste plus sédentaire si tu as trop de difficultés à gérer.

                        1. Tu peux devenir ARC home-based (travail à la maison), ARC sédentaire (travail au bureau, sans déplacements), ARC start-up (ARC responsable des soumissions et des contrats qui ne se déplace pas). Tu peux changer de métier tout en restant dans la recherche clinique ou alors changer complètement de métier.

20. Mets-toi à 80% et négocie ton mercredi avec ton manager, pour profiter de tes enfants après ton congé de maternité. 

En clair, pour réussir à concilier vie personnelle et vie professionnelle, il faut s’organiser efficacement du point de vue professionnel mais également personnel. Eh oui, la vie d’ARC est tout à fait compatible avec une vie de famille épanouie ! De nombreux ARC sont passés par là et ont réussi brillamment. Il ne faut pas se démotiver.

Visite également le site internet de Pharmaspecific, www.pharmaspecific.com et découvre nos activités.

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How to succeed in reconciling personal and professional life when one is CRA monitor?

When we are CRA monitor, our main mission is to do the monitoring, that is to say by definition traveling throughout his region or throughout France. You get up early in general; you come home late, sometimes you even sleep on the spot. In addition, workloads are increasingly important in the companies, so it seems that you do not to have time for yourself, family and friends, whether you are a man or a woman.

Balancing personal and professional life means giving equal predominance to each of these lives.

You will find below my 20 tips to help you to reconcile personal and professional life:

The CRA job is compatible with a developed family life

The CRA job is compatible with a developed family life

  1. Work in the train, plane, taxi or airport. The best is to have a pre-completed report template with key sentences and then fill it in the train, plane or taxi. You can write it on the computer if your company provides you with or hand-write it if you do not have it (you will encode them down once you return to your office). Be careful, think carefully to the confidentiality of your project when you work outside. Finally, to be sufficiently motivated and fit to work in transportation, it is best to sleep early before traveling. Working in when traveling will save you time, you will be more Zen when you return to the office…
  2. Do not expect more than what we can do in one day. Think also to foresee a space in your time schedule for the unexpected (as it is done in a budget). Set up work schedules, objectives, and tasks to do for the day. That avoids frustration…
  3. Respect your life rhythm. You can perform the important and urgent tasks in the morning when you’re well awake. At the beginning of the afternoon, it is the slump: postprandial period. You can then do routine activities, which require a little less reflection. In mid or late afternoon, you can come back to the important activities; it is the return of your effectiveness phase
  4. Use the Eisenhower matrix. I like using a small diagram called « The Eisenhower matrix ». They showed me this a few years ago in training on work organization. This is an analysis tool which classifies tasks according to their urgency and their importance.

Capture d’écran 2016-01-28 à 14.43.54

For example:

Important task, urgent (to do immediately): Preparing a monitoring visit for tomorrow.

Secondary task, urgent (plan on his agenda): Write his monitoring visit report to submit in 5 days.

Important task, non-urgent (to delegate to his project assistant for example): Send the latest version of informed consent validated yesterday by the CPP.

Secondary task, non-urgent (to delegate systematically to his project assistant): Book tickets for investigators for the investigator meeting in 2 months.

  1. When you are monitoring, do not answer systematically the mobile phone. You can stay, for example, on messaging (put your mobile phone in Airplane mode or vibrate) and allow a break in the morning and the afternoon to listen to your messaging and address only the emergency (or find a colleague to help you at office). You will be able to better focus you on your work site.
  1. Store or immediately throws your emails when you read them.

Regarding emails, store them immediately and if they are unnecessary throw them. This will save you from having to devote time to sort later. You will recover also your important emails more quickly if necessary! Renounce or pull back from mailing lists and newsletters that have no interest, and that will make you lose time (warning, except that of the clinical research blog)

  1. Class your mail into two piles: « to treat » and  » to read ». Prioritize correspondence to treat.
  1. Leave before 6.30am to avoid traffic jams on the monitoring days. You will be in better shape when you arrive on site.
  1. Arrive early on site to leave earlier.
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Many CSC come early, around 8-8:30a.m. Inquire to arrive at the same time as the CSC. This way, you will progress more on your tasks and make corrections with the CSC before his departure.

  1. Make appointment in advance with the CSC and the investigator. Upon arriving at the site in the morning, confirm the appointment hour for corrections with the CSC and the investigator.
  1. Alert immediately your CRA manager when the workload is too great and communicates regularly on your work with your project manager.

They should help you to find solutions quickly (they are there for this!) We should not wait to be in the wave, after it’s too late…

  1. You must say no, it is a proof of effectiveness.

It is better to say no or negotiate deadlines. When you have a task to do, you must always ask if it is up to you to do it or if it is the mission of someone else. Sometimes we are left to do the work of others; suddenly, you spread yourself and there is no time to do your own work.

  1. Avoid traveling on Friday in general and in particular Fridays of school holidays.

You will avoid traffic jams, train delays or plane. Experienced

  1. Avoid working from home.

Every day has enough trouble of its own. This is how the job encroaches on family life. It is better to track down the organizational issues and resolve them … If you are teleworking; you better have a room dedicated to professional activities. This will allow you to be more efficient and to avoid being disturbed or being pushed to inaction.

  1. Hire a serious and effective housekeeper who will clean out your home, wash, and iron your clothes, 1 time / week, if you have the means.

You count on average 4 hours / week to take care of an apartment of 70 m2 and a small family. The average cost is 288 euro / month, which can get 50% tax cut, for a real cost of 144 euros to be totally quiet during the weekend. One can hire directly or use the agency service like O2; Shiva … The cost is still higher by an agency that hiring an employee at home. Better to save money and hire directly an employee. Everything is explained on cesu.urssaf.fr. To find your employee, please visit the website of the employment center (Pôle Emploi).

  1. Order and have your shopping delivered at home or pick them up to « drive » (Auchan direct Carrefour drive).

One does not always find all the products he needs but the main ones are there.

  1. Order and have it delivered via internet (travels, leisure, clothes and products).

There are good deals on voyagessncf.com, Amazon, Billetreduc for example. Most major retailers deliver at home. Shipping fees are sometimes free and cost you cheaper than moving (to your calculator).

  1. Get your hair done or receive beauty care at home.

You can find contacts in the yellow pages, Facebook or by searching on a search engine like Google.

Two other more radical possibilities:

  1. Change of position, that is to say, choose a more sedentary job if you have too much difficulty to manage.

You can become home-based CRA (working at home), sedentary CRA (desk at work, without travel), CRA startups (CRA responsible of bids and contracts who does not move). You can change profession while staying in the clinical research or change completely profession.

  1. Set about 80% and keep your Wednesday to make the maximum of the time with your children after a maternity leave.

Clearly, to be successful in reconciling personal and professional life, we have to efficiently organize the professional point of view but also personal. Yes, the life of CRA is quite compatible with a fulfilling family life! Many CRAs have been there and succeeded brilliantly. Do not demotivate.

Visit also the Pharmaspecific website http://www.pharmaspecific.fr and discover our…

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