Je croule sous les mails, comment m’en sortir vivant ?

Overbooked

Cet article a été proposé par un lecteur du blog de la recherche clinique. Si toi aussi tu as une idée de sujet que tu aimerais bien que nous traitions, tu peux le proposer en cliquant ici.

Rédigé par Vanessa Montanari.

Les emails … On peut en recevoir plusieurs dizaines par jour en fonction de son poste. Tu pars en vacances ? C’est l’horreur : tu te retrouves avec une masse d’e-mails à traiter ! Parfois juste des informations sans importance, parfois des urgences. Comment s’en sortir vivant et ne pas devenir esclave de sa boite e-mail ? Voici ma recette.

Moins de temps tu passes sur tes e-mails, mieux tu te sentiras !

On a pour habitude de passer des heures devant ses e-mails et on se rend compte au final que … oups … les priorités se trouvant sur notre « to do list » n’avancent pas.

Relève ta boite e-mail, au maximum, 3 fois par jour

C’est-à-dire 1 fois le matin (10h), 1 fois en début d’après-midi (14h) et avant de partir du bureau (16h30). L’objectif est de dédier des moments précis à la revue de tes e-mails afin de ne pas t’éparpiller et de ne pas passer trop de temps à lire et traiter tes mails.

Lire ses e-mails ne doit pas être le top des priorités du matin

En principe, tu prépares, tous les soirs, avant de quitter le bureau, la liste des priorités du lendemain. Le top est de débuter la journée par ta première tâche prioritaire se trouvant sur ta « to do list ». Ensuite vers 10h, tu peux débuter la revue de tes mails. Résultat ? Tu auras avancé sur tes priorités de la journée au lieu de passer 1 heure à lire tes mails. Rassure-toi, si une vraie urgence urgentissime devait arriver, ton équipe ne se gênera pas pour t’appeler sur ton téléphone.

N’hésite pas à créer des règles quand tu le peux

Grâce aux règles dans Outlook, par exemple, tu peux transférer automatiquement des mails à d’autres personnes ou les ranger automatiquement afin qu’ils n’encombrent pas ta boite e-mail. Pour en savoir plus sur les règles, clique ici.

Vider sa boite mail

Ta boite mail ne doit pas servir de listing de choses à faire

En clair, c’est soit :

– tu traites le mail immédiatement parce qu’il prend 2 minutes et tu l’archives,

– tu traites le mail immédiatement parce qu’il prend 2 minutes et tu le supprimes

– Tu le mets sur ta « to-do list » puis tu l’archives ou tu le supprimes.

A chaque fois que tu vas traiter tes mails, vide ta boite. Il ne doit plus rien en rester !

Soit ils sont sur ta « to do list » soit ils sont traités. Certains me diront « oui, mais c’est simplement déplacer le problème ». Je leur réponds, « oui probablement, mais en tout cas, toutes tes tâches seront centralisées dans ta « to do list » et c’est cette liste que tu traiteras en priorité, dès le matin, avant tes premiers mails.

Tu verras, ta boite mail sera clean, vide (magique) et tu te sentiras bien mieux !

Plus tes mails seront concis, plus tu gagneras du temps !

Afin de gagner du temps soit le plus concis possible dans tes mails. Va à l’essentiel ! Cela te feras gagner de précieuses minutes. Prends l’habitude d’écrire un seul paragraphe de 4-5 lignes au maximum et tiens-toi-y.

Attention, ta to do list doit être efficace !

Eh oui ! Car c’est elle qui centralisera toutes les actions à mener. Elle doit donc te faire des rappels et te permettre t’implémenter des dates limites. Ton employeur te propose probablement des outils de gestion de tâches, il y en a en général dans les CTMS. Si ta structure ne l’a pas prévu, demande à ton employeur de souscrire à ce type de logiciel. Sinon, il te reste la version papier ou électronique (sur mobile ou dans le cloud).

Ce type d’outils existe par milliers. Il existe par exemple  : https://fr.todoist.com/, mais attention à bien choisir un outil sécurisé et de ne pas y mettre des informations trop confidentielles !

Mon petit plus : Le dossier à imprimer

Lors de mon classement d’email, j’ai également un dossier « à imprimer » dans lequel je classe tout ce qui doit être imprimé pour classement et à donner à l’assistante. Dès que j’ai le temps, j’imprime tous ces documents en masse pour les faire classer. C’est la journée classement ! Youhou !

Tu veux d’autres méthodes pour améliorer ta productivité ? Tu peux acheter le livre ci-dessous, il m’a bien servi pour la gestion de toutes mes activités professionnelles.

Ça y est, je t’ai donné mes meilleures recettes ! Prêts, feu, partez : traitez, supprimez, archivez !

Pour connaître nos activités, tu peux visiter notre site web sur www.pharmaspecific.com


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