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Nous avons réalisé une vidéo pour vous aider à comprendre ce que sont les procédures opérationnelles standardisées. Pour cela, nous avons interviewé Tania Schmit, notre responsable qualité.
Bonjour à tous, je suis Vanessa Montanari, gérante de la société Pharmaspecific. Je vous présente Tania Schmit. Tania est consultante qualité. Elle est également responsable qualité pour Pharmaspecific.
Tania, je te remercie de ta présence et d’avoir accepté de répondre à mes questions pour éclairer les lecteurs de notre blog. Nous allons parler aujourd’hui des procédures opératoires standardisées.
Ma première question est: qu’est-ce qu’une procédure opératoire standardisée ?
Une procédure opératoire standardisée est un document qui décrit une activité déterminée. C’est-à-dire que dans ce document, nous allons trouver la description chronologique de la manière dont vont se réaliser les opérations d’une activité spécifique. Par exemple : la réalisation d’une visite de monitoring, le recrutement d’un nouveau salarié…
Dans ce document, nous allons aussi trouver les acteurs impliqués et les personnes responsables de la réalisation de chaque opération. On doit aussi préciser les moyens qui vont être utilisés pour réaliser cette activité soit un ordinateur, une machine, un appareil, une voiture, par exemple. Pour finaliser on doit aussi déterminer les documents annexes qui vont être utilisés pour réaliser l’activité ; soit un formulaire, un devis par exemple. Une procédure peut concerner plusieurs services ou activités d’une société.
À quoi servent les procédures opératoires standardisées ?
Une procédure opératoire standardisée sert à plusieurs choses :
- La formalisation d’une activité : si nous avons des doutes sur la manière de réaliser l’activité, nous pouvons nous reporter à la procédure formelle écrite et c’est là que l’on va trouver l’explication précise sur la réalisation de l’activité.
- La formation d’un nouveau salarié : tout nouveau salarié de la société doit être formé sur les activités spécifiques qui le concernent. Dans cette optique, dans un premier temps, nous pouvons lui donner à lire les procédures, de manière à ce qu’il puisse commencer à comprendre les tâches qui vont lui être confiées. Suite à cela, une formation sur le terrain complétera la compréhension de son travail.
- La formalisation et l’archivage du savoir-faire de la société pour sa pérennité.
Je dirais aussi que réaliser des procédures sert à identifier d’éventuels dysfonctionnements dans la réalisation de certaines activités. Puisque nous devons décrire dans une procédure ce que nous faisons sur le terrain de manière logique et ordonnée, nous pouvons éventuellement identifier des tâches qui n’ont pas de raison d’être pour réaliser l’activité.
Dans quel cadre écrit-on des procédures opératoires standardisées ?
Il n’existe pas un cadre précis pour écrire des procédures. Toutes les sociétés ou organisations peuvent créer leurs propres procédures afin de mieux comprendre et faire comprendre leurs activités. Dans ce contexte, nous pouvons écrire des procédures si nous voulons formaliser nos activités. Si nous voulons créer un système de management de la qualité ou si nous voulons commencer une démarche de certification de la norme qualité ISO 9001 ou d’une autre norme.
Tania, qui peut écrire des procédures opératives standardisées ?
Il est fortement conseillé de faire participer les salariés à l’écriture des procédures. Cet exercice va les aider à la compréhension de ce document. N’oublions pas que ce sont les salariés qui sont les principaux utilisateurs de ces documents. Il est préconisé qu’un correspondant qualité ou quelqu’un qui a des compétences dans ce domaine puisse encadrer la rédaction de ces documents.
Oui, en effet, Tania, à Pharmaspecific, ce sont les collaborateurs qui ont participé activement à la rédaction des procédures avec ton aide. C’est un point important qui leur permet de s’impliquer dans la démarche « qualité » de l’entreprise.
Comment rédige t-on une procédure opératoire standardisée ?
Dans les procédures nous devons préciser les points suivants :
- Les étapes et les sous-étapes menant à la réalisation de l’activité
- Les acteurs et les responsables de ces opérations
- Et les moyens et les documents qui sont utilisés
Il est aussi conseillé d’avoir un système d’identification pour les procédures ainsi que déterminer les responsables à la rédaction, la vérification et la validation de ces documents. Finalement, nous pouvons présenter nos procédures de 2 manières : la première, de façon rédactionnelle et la deuxième, avec l’aide d’un logigramme.
Tania, je te remercie de nous avoir éclairer sur les procédures opératoires standardisées. Nous avons obtenu la certification ISO9001 grâce à ton aide. Merci encore Tania.
Merci à tous d’avoir regardé cette vidéo, pour en savoir plus sur Pharmaspecific, vous pouvez cliquer sur le site web de l’entreprise. A bientôt,
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We made a video to help you understand what standard operating procedures are. For this, we interviewed Tania Schmit, our quality manager.
Hello everyone, I am Vanessa Montanari, Managing director of Pharmaspecific. I present Tania Schmit. Tania is a quality consultant. She is also quality responsible for Pharmaspecific.
Tania, I thank you for your presence and for agreeing to answer my questions to enlighten the readers of our blog. Today we will discuss standard operating procedures.
My first question is: what is a standard operating procedure?
A standard operating procedure is a document that describes a specific activity. That is to say, in this document, we will find the chronological description of how the operations of a specific activity will be carried out. For example: conducting a monitoring visit, recruiting a new employee…
In this document, we will also find the actors involved and the persons responsible for carrying out each operation. We must also specify the means that will be used to carry out this activity either a computer, a machine, an apparatus, a car, for example. To finalize, it is also necessary to determine the ancillary documents that will be used to carry out the activity; either a form, a quote for example. A procedure may involve several services or activities of a company.
What are the standard operating procedures for?
A standard operating procedure serves several purposes:
- Formalization of an activity: if we have doubts about how to carry out the activity, we can refer to the written formal procedure and this is where we will find the precise explanation on the realization of the activity.
- The training of a new employee: any new employee of the company must be trained on the specific activities that concern him. From this perspective, we can initially give him/her the procedures to read so that he/she can begin to understand the tasks that will be entrusted to him/her. Following this, field training will complement the understanding of his/her work.
- The formalization and archiving of the company’s know-how for its sustainability.
I would also say that carrying out procedures is used to identify possible dysfunctions in the performance of certain activities. Since we have to describe in a procedure what we do in the field in a logical and orderly way, we can eventually identify tasks that have no reason to be involved in the activity.
In what framework are standard operating procedures written?
There is no specific framework for writing procedures. All companies or organizations can create their own procedures to better understand and make clear their activities. In this context, we can write procedures if we want to formalize our activities. If we want to create a quality management system or if we want to start a process of certification of the ISO 9001 quality standard or another standard.
Tania, who can write standard operating procedures?
It is strongly advised to involve employees in writing procedures. This exercise will help them understand this document. Let us not forget that it is the employees who are the main users of these documents. It is recommended that a quality correspondent or someone with expertise in this field should be able to supervise the drafting of these documents.
Yes, indeed, Tania, at Pharmaspecific, it was the collaborators who took an active part in the drafting of the procedures with your help. This is an important point that allows them to get involved in the company’s quality approach.
How do you write a standard operating procedure?
In the procedures we must specify the following points:
- Steps and sub-steps leading to the completion of the activity
- The actors and those responsible for these operations
- And the means and documents that are used
It is also advisable to have a system of identification for the procedures as well as to determine the persons responsible for the drafting, the verification and the validation of these documents. Finally, we can present our procedures in two ways: the first, editorially and the second, with the help of a flowchart.
Tania, thank you for clarifying the standard operating procedures. We have obtained ISO9001 certification with your help. Thanks again Tania.
Thank you all to have watched this video, to learn more about Pharmaspecific, you can click on the company’s website. See you soon,
Written by Vanessa Montanari
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