Nous avons réalisé une vidéo pour vous aider à comprendre ce que sont les procédures opérationnelles standardisées. Pour cela, nous avons interviewé Tania Schmit, notre responsable qualité.

Bonjour à tous, je suis Vanessa Montanari, gérante de la société Pharmaspecific. Je vous présente Tania Schmit. Tania est consultante qualité. Elle est également responsable qualité pour Pharmaspecific.

Tania, je te remercie de ta présence et d’avoir accepté de répondre à mes questions pour éclairer les lecteurs de notre blog. Nous allons parler aujourd’hui des procédures opératoires standardisées.

Ma première question est: qu’est-ce qu’une procédure opératoire standardisée ? 

Une procédure opératoire standardisée est un document qui décrit une activité déterminée. C’est-à-dire que dans ce document, nous allons trouver la description chronologique de la manière dont vont se réaliser les opérations d’une activité spécifique. Par exemple : la réalisation d’une visite de monitoring, le recrutement d’un nouveau salarié…

Dans ce document, nous allons aussi trouver les acteurs impliqués et les personnes responsables de la réalisation de chaque opération. On doit aussi préciser les moyens qui vont être utilisés pour réaliser cette activité soit un ordinateur, une machine, un appareil, une voiture, par exemple. Pour finaliser on doit aussi déterminer les documents annexes qui vont être utilisés pour réaliser l’activité ; soit un formulaire, un devis par exemple. Une procédure peut concerner plusieurs services ou activités d’une société.

À quoi servent les procédures opératoires standardisées ?

Une procédure opératoire standardisée sert à plusieurs choses :

• La formalisation d’une activité : si nous avons des doutes sur la manière de réaliser l’activité, nous pouvons nous reporter à la procédure formelle écrite et c’est là que l’on va trouver l’explication précise sur la réalisation de l’activité.
• La formation d’un nouveau salarié : tout nouveau salarié de la société doit être formé sur les activités spécifiques qui le concernent. Dans cette optique, dans un premier temps, nous pouvons lui donner à lire les procédures, de manière à ce qu’il puisse commencer à comprendre les tâches qui vont lui être confiées. Suite à cela, une formation sur le terrain complétera la compréhension de son travail.
• La formalisation et l’archivage du savoir-faire de la société pour sa pérennité.

Je dirais aussi que réaliser des procédures sert à identifier d’éventuels dysfonctionnements dans la réalisation de certaines activités. Puisque nous devons décrire dans une procédure ce que nous faisons sur le terrain de manière logique et ordonnée, nous pouvons éventuellement identifier des tâches qui n’ont pas de raison d’être pour réaliser l’activité.

Dans quel cadre écrit-on des procédures opératoires standardisées ?

 Il n’existe pas un cadre précis pour écrire des procédures. Toutes les sociétés ou organisations peuvent créer leurs propres procédures afin de mieux comprendre et faire comprendre leurs activités. Dans ce contexte, nous pouvons écrire des procédures si nous voulons formaliser nos activités. Si nous voulons créer un système de management de la qualité ou si nous voulons commencer une démarche de certification de la norme qualité ISO 9001 ou d’une autre norme.

 Tania, qui peut écrire des procédures opératives standardisées ?

Il est fortement conseillé de faire participer les salariés à l’écriture des procédures. Cet exercice va les aider à la compréhension de ce document. N’oublions pas que ce sont les salariés qui sont les principaux utilisateurs de ces documents. Il est préconisé qu’un correspondant qualité ou quelqu’un qui a des compétences dans ce domaine puisse encadrer la rédaction de ces documents.

Oui, en effet, Tania, à Pharmaspecific, ce sont les collaborateurs qui ont participé activement à la rédaction des procédures avec ton aide. C’est un point important qui leur permet de s’impliquer dans la démarche « qualité » de l’entreprise. 

Comment rédige t-on une procédure opératoire standardisée ?

Dans les procédures nous devons préciser les points suivants :

• Les étapes et les sous-étapes menant à la réalisation de l’activité
• Les acteurs et les responsables de ces opérations
• Et les moyens et les documents qui sont utilisés

Il est aussi conseillé d’avoir un système d’identification pour les procédures ainsi que déterminer les responsables à la rédaction, la vérification et la validation de ces documents. Finalement, nous pouvons présenter nos procédures de 2 manières : la première, de façon rédactionnelle et la deuxième, avec l’aide d’un logigramme.

Tania, je te remercie de nous avoir éclairer sur les procédures opératoires standardisées. Nous avons obtenu la certification ISO9001 grâce à ton aide. Merci encore Tania.

Merci à tous d’avoir regardé cette vidéo, pour en savoir plus sur Pharmaspecific, vous pouvez cliquer sur le site web de l’entreprise. A bientôt,

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