Conseils de pro pour réussir son entretien téléphonique

Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Suite, à une évolution professionnelle, à la fin de ton contrat ou tout simplement, dans le cadre d’une première embauche, tu es ou seras peut-être amené(e) à postuler pour un poste d’ARC.

Mais la concurrence est rude, d’autres ont le même objectif que toi : trouver un emploi. Dans ce contexte, il est parfois difficile de trouver le poste d’ARC que tu recherches.

Tu as postulé pour le poste d’ARC et tu veux décrocher cet emploi à tout prix ? Certaines contraintes telles que la distance ou le manque de temps ont démocratisé les entretiens téléphoniques. Tu peux donc être amené(e) à passer ce type d’entretien, que ce soit pour un pré-recrutement ou pour un entretien complet.

Réussir un entretien téléphonique est donc la première étape vers le succès. N’oublie pas : sans préparation, cet entretien téléphonique – ton premier contact avec le recruteur – peut facilement tourner au désastre.

1- Les coulisses d’un entretien téléphonique réussi pour le poste d’ARC

Voici les étapes incontournables pour bien te préparer à ton entretien téléphonique :

• Informes-toi à l’avance sur l’entreprise chez laquelle tu as postulé(e) (bien que tu aurais dû le faire au moment d’écrire ta lettre de motivation 😉 ). Quelles sont ses activités principales ? Quelle est sa spécialité : études cliniques ou épidémiologiques, pathologies de prédilection ? Quels sont ses objectifs et ses valeurs ? Qui sont ses principaux partenaires ? A-t-elle un rayonnement international? Est-elle grande ou petite ? Quelles sont ses réalisations : publications, blog, conférences ?

Pour cela, utilise les données que tu trouveras sur internet, le site de l’entreprise et les réseaux sociaux : Linkedin, Viadeo,… Tu pourras ainsi évoquer ces informations lors de l’entretien et mettre en avant tes points forts par rapport au profil de l’entreprise. Par exemple, si l’entreprise est spécialisée dans les études épidémiologiques, tu pourras mettre en avant tes éventuelles expériences dans ce domaine.

• Informe-toi également sur le poste d’ARC recherché par l’entreprise : en quoi consiste-t-il ? Est-ce pour un projet ponctuel ? Y aura-t-il du monitoring à distance ou sur site ? Combien d’ARCs l’entreprise souhaite-t-elle recruter ? Cela te permettra également de mettre certaines de tes compétences et expériences passées en avant lors de l’entretien.

• Anticipe les questions que le recruteur pourrait te poser : Qui êtes-vous ? Quelles sont vos qualifications ? Pourquoi avez-vous choisi cette entreprise ? Quelles sont vos ambitions professionnelles ? À combien s’élèvent vos prétentions salariales ?

Pour cela, tu peux rechercher sur internet le salaire habituel d’un ARC de ton expérience, évalue tes compétences, ton ancienneté et ton salaire actuel afin de prétendre à un salaire qui te correspond en évitant d’être trop exigeant.

• Maitrise ton CV sur le bout des doigts. Tu dois pouvoir répondre rapidement aux questions concernant ton expérience professionnelle : sur combien d’études tu as travaillé, de quels types d’études il s’agissait (Phase I, II, III, IV, épidémiologique, …), combien de temps as-tu passé sur chaque étude, quel était ton rôle (Soumissions règlementaires, monitoring, aide à l’investigateur, saisie de données, management de projet, …).

Attention, les termes peuvent varier d’une entreprise à une autre, il ne te suffit pas de dire que tu as été ARC coordinateur, il faut que tu puisses expliquer les tâches que tu as traité à ton interlocuteur. En effet, cet intitulé peut représenter différents postes selon ton employeur.

• Prépare des questions à poser au recruteur (en rapport avec le poste ou l’entreprise) : c’est le signe que tu es intéressé(e) par le poste et par son entreprise.Quels sont les défis à court et à long terme de l’entreprise ? Sur quelles tâches seras-tu impliqué(e) ?Cela te permettra également de trouver des réponses que tu n’as pas trouvées lors de tes recherches sur internet. Evite les questions évidentes, telles que « Y aura-t-il des déplacements ? s’il s’agit d’un poste d’ARC avec du monitoring sur site.

• Pense à réviser la règlementation en vigueur ainsi que les Bonnes Pratiques Cliniques, pour les restituer en cas de questions, sans forcément consulter tes notes. N’oublie pas qu’il s’agit des bases du métier d’ARC !

• Si dans l’annonce « l’esprit de groupe » est recherchée, oriente tes réponses de façon à mettre cette qualité en avant, en l’illustrant avec un moment dans lequel tu as fait preuve d’esprit de groupe, par exemple.

• Si tu es stressé(e), apprends à maîtriser ta respiration. En cas de panique, nous avons tendance à adopter une respiration courte et rapide à l’aide du haut du thorax. La respiration abdominale, plus lente, aide à se calmer. Pour cela, il faut s’entraîner. A tête reposée, pose ta main sur ton ventre et concentre-toi sur ces mouvements : ton ventre doit se gonfler à l’inspiration et rentrer à l’expiration, preuve d’une respiration en profondeur. En cas de stress, il te suffira de reproduire cette méthode, afin de reprendre tes esprits.

N’hésite pas à noter sur papier ces éléments afin que tu ne sois pas pris au dépourvu lorsque la société en question t’appellera.

Entraîne-toi à répondre aux questions. Tu peux simuler un appel téléphonique avec un proche, il t’aidera à mettre en évidence les points à améliorer.

2- Pendant l’appel téléphonique :

• Montre ta motivation, reste détendu(e), garde ton calme. Surtout, choisis un endroit où tu te sens à l’aise – cette possibilité est l’un des avantages d’un entretien téléphonique. Surtout, choisis un endroit calme, les bruits parasites pourraient donner une mauvaise impression au recruteur.

• Malgré les préparations, il se peut que tu ressentes quand même une certaine angoisse durant l’entretien.

  Si tu es handicapé par ce stress et que tu ne parviens pas à le cacher au recruteur (perte de moyens, …), il vaut mieux le dire à ton interlocuteur. Cela marquera une pause dans la discussion et te permettra de dédramatiser la situation.

• Sois poli(e) et n’interromps pas la personne qui te parle. Laisse-la terminer sa question, ses remarques ou ses explications avant d’intervenir, même si tu as déjà une réponse en tête. Parle distinctement, ni trop vite, ni trop lentement et assez fort pour que le recruteur t’entende. N’oublie pas, ta voix doit convaincre le recruteur.

• Évite autant que possible les hésitations et les fameux «Euh» qui donneront l’impression au recruteur que tu n’es pas sûr(e) de toi et que tu ne maîtrises pas ton sujet. Si tu as besoin de réfléchir afin de répondre à la question, tu peux reformuler la question, cela te donnera le temps de préparer ta réponse.

• Assure-toi d’avoir tout compris avant de répondre. Sinon, n’hésite pas à reformuler en utilisant « si j’ai bien compris … » ou bien à demander respectueusement à la personne de reprendre ce qui a été dit. Cela t’évitera de donner une réponse inadéquate.

• Souris quand tu parles, cela sera perçu par ton interlocuteur. Tu dois être dynamique et à l’aise à l’oral.

• N’oublie pas ce que l’on attend d’un ARC, et les informations que tu as recueilli sur l’entreprise et le poste au moment de la préparation. Veille à orienter tes réponses pour prouver que tu réponds à ces attentes. Démontre que tu maîtrises le domaine, que tu es rigoureux(se) et à jour concernant les exigences règlementaires et les BPC. Cela montrera que tu es opérationnel(le) de suite et autonome.

• Fais preuve d’enthousiasme et d’écoute active : Quelles sont les attentes de ton correspondant ? Sur quoi insiste-t-il ? Cela te permettra de répondre au mieux aux attentes de ton interlocuteur.

• A la fin de l’entretien, n’oublie pas de demander quand et comment te sera communiquée leur décision de te recruter ou non. Tu peux également demander le nombre de candidat au poste. Cela mettra en évidence ta motivation et t’évitera ainsi de stresser inutilement.

En tant qu’ARC, tu seras amené(e) à entrer en contact avec un grand nombre d’investigateurs et de collaborateurs, et qui dit un grand nombre de personnes dit forcément caractère et personnalité différente à chaque rencontre.

Pour cela, un ARC doit pouvoir s’adapter facilement à toutes les situations, en restant calme et respectueux. De même, tu dois parfaitement connaître les règlementations en vigueur ainsi que les principes des Bonnes Pratiques Cliniques et savoir répondre aux questions des investigateurs à ce sujet. Cela sera probablement évalué lors de l’entretien téléphonique.

Il n’y a pas de solution miracle pour réussir un entretien téléphonique, la clé du succès pour cela est la « préparation ».

Maintenant, à toi de jouer et bonne chance !

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