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Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Suite à un message d’Aicha, nous avons décidé d’écrire sur ce thème qui nous paraissait intéressant.

Voici le message d’Aicha,

Bonjour Vanessa, je me permets de vous solliciter encore une fois. Voilà, je souhaite faire promouvoir la recherche clinique dans mon Centre Hospitalier (CH) pour lequel je travaille en tant que TEC mais j’ai besoin de savoir comme attirer les labos et les CRO pour qu’ils choisissent mon CH comme centre d’études et ainsi valoriser la recherche clinique dans mon CH.

Je voulais vraiment te féliciter Aicha pour cette question. Tu veux réellement être un acteur porteur de la recherche clinique dans ton centre et c’est tout à ton honneur !

Maintenant, je vais te donner quelques idées pour faire de ton service en recherche clinique, un département à succès !

La première question que l’on pourrait se poser est à quoi cela servirait-il à un TEC d’aider à attirer les promoteurs et les CROs dans son service ? Il y a, à mon avis, deux raisons :

• La valorisation de son travail car faire partie d’un service en recherche clinique élitiste, c’est valorisant pour l’équipe mais également pour soi-même.
• La sécurisation de son emploi. Un service qui reçoit beaucoup de demande d’essai clinique et qui fait beaucoup d’étude à un flux de travail continu, ce qui permet de conserver les emplois et d’embaucher.

Pas d’études cliniques, pas de poste de TEC. Le TEC a donc toutes les raisons du monde pour attirer les CROs et les labos !

Que veulent les labos et les CROs ?

Afin de pouvoir valoriser ton service en recherche clinique, il faut comprendre ce que les laboratoires et les CROs veulent. Il faut découvrir leurs besoins, puis créer un service à la hauteur de leurs attentes.

Les laboratoires et les CROs cherchent tous la même chose : Des centres d’investigation qui incluront plein de patients, en un temps record, avec des données de qualité. Leur but est de pouvoir, dans un second temps, rentabiliser le plus rapidement possible les molécules prometteuses dont le développement a coûté très cher afin d’aider, au plus vite, de nombreux malades à guérir. Ce n’est pas sorcier !

Comment leur fournir un service à la hauteur ?

Pour donner aux labos et aux CROs le service qu’ils attendent, il faut répondre à deux problématiques : avoir la population en un temps record et des données de qualité.

La bonne population en un temps record

Dans un premier temps, Il faut pouvoir identifier au sein du service quel est l’expertise de tes investigateurs. Quelles pathologies en particulier attirent le plus ton service ? Par exemple, si ton service est spécialisé en hématologie, les patients peuvent venir en plus grand nombre pour du Myélome multiple. Ton centre sera probablement reconnu dans cette expertise et c’est des essais cliniques portant sur cette pathologie qu’il faut viser en priorité.

Ton centre est forcément reconnu pour certaines pathologies en particulier, ton site apportera donc une plus grande population dans la pathologie dont vous êtes expert.

Dans un deuxième temps, Il faut identifier toutes les méthodes possibles pour recruter plus vite des patients au sein de ton service. Tu trouveras plein d ‘idée dans l’ebook de Mosio auxquels nous avons participé, tu peux également lire l’article sur le recrutement de patients dans les essais cliniques.

Des données de qualité

Les données de qualité passent par une bonne organisation générale du service de recherche clinique, une bonne interaction avec les autres services de l’hôpital, un personnel de qualité et impliqué, un nombre de déviations protocolaires faibles et un système qualité performant (ISO9001, si possible).

Bien s’organiser grâce à un logiciel de gestion d’essai clinique

Afin de mener à bien les études, il faut avoir les bons outils de travail pour automatiser ton travail et gagner du temps. Travailler sur plusieurs tableaux Excel n’est pas commode. De nombreux centres hospitaliers et cliniques ont déjà sauté le pas et se sont équipés d’un logiciel de gestion d’essais clinique afin d’être plus performants.

 

Des procédures qualité en recherche clinique

Certains centres en recherche clinique performants ont déjà mis en place leurs propres procédures. Des procédures qualité sont un gage de répétitions conformes du travail de ton centre. Des procédures permettent d’être efficace tout en limitant les erreurs et les violations aux Bonnes Pratiques Cliniques. Je te recommande de créer quelques procédures en recherche clinique pour les différentes activités du service. Tu peux créer à minima :

• Procédures de remplissage des cahiers d’observation
• Procédures d’inclusion, de sélection, et de suivi des patients
• Procédures de gestion et d’envoi des prélèvements

Les bonnes pratiques cliniques sont claires à ce sujet : lors de la réalisation des essais cliniques, il faut travailler dans le cadre d’un système de management qualité adapté. Le top est d’avoir un certificat de qualité (par exemple, ISO9001) mais ce n’est pas obligatoire.

Tu peux te rendre sur le blog du manager QSE, tu y trouveras des exemples de procédures type ISO9001 dont tu pourras t’inspirer. Tu montreras ainsi aux CROs et aux labos que la qualité est vraiment une priorité pour ton service. Allez au boulot !

Le management transversal pour interagir avec les autres services

Le management transversal consiste, sans pouvoir hiérarchique, à s’affirmer, collaborer et coopérer avec les acteurs de l’hôpital participants à l’étude. Applique sans modération ce management qui te permettra de gérer tes projets de manière fluide ! La qualité du travail de l’équipe de recherche clinique sera alors reconnue par les labos et les CROs. Pour en savoir plus, nous te recommandons l’article que nous avions écrit à ce sujet le management transversal.

Des collègues impliqués au profil affiné

En fonction de ton poste, tu n’auras probablement pas le choix concernant l’embauche de tes collègues. Tes collaborateurs devront être impliqués et motivés pour fournir des données de qualité.

Cependant, si tu as la possibilité de participer au recrutement, voici quelques conseils afin de recruter des collaborateurs qui aideront ton service à devenir une référence.

Le choix de tes collaborateurs doit passer par 6 points :

• Etude du CV
• Etude de la lettre de motivation
• Entretien physique
• Test métier
• Test d’anglais (si besoin)
• Test de personnalité

Le recrutement n’est pas une science sûre. Cependant, on peut choisir des profils adaptés en vérifiant ces quelques points. Un entretien face face n’est en général pas suffisant, il faut dresser le profil du collègue idéal avant de partir à sa recherche.

Un test métier d’1 heure, sur le travail de TEC avec mise en situation réelle permet de vérifier les compétences se trouvant sur le CV. Pour cela, prépare des documents d’études fictifs comprenant des subtilités que tu as pu rencontrer lors de ton expérience professionnelle (consentement du patient, saisie, etc.)

Un test de personnalité pour les candidats finalistes permet d’évaluer si les valeurs du candidat seront en accord avec celles de l’équipe. Tu trouveras le détail des différents tests en cliquant sur le lien suivant : Test de personnalité. Attention, bon nombre de ces tests ne sont pas gratuits et nécessitent l’intervention d’un psychologue.

Enfin, après la sélection, il faut pouvoir garder la motivation de l’équipe intacte sur le long terme. Cela passe par la reconnaissance des membres du groupe.

Comment bien communiquer vers l’extérieur : le « Clinical site branding »

Qu’est-ce que le branding ? Le branding est, dans le domaine du marketing, la discipline qui consiste à gérer les marques commerciales, et en particulier l’image de marque des entreprises qui exploitent les marques. Dans le domaine personnel, c’est la gestion de son image (définition Wikipédia).

Certains me diront, qu’est que le marketing vient faire en recherche clinique ?

L’objectif du Branding est de créer du lien entre ton service et les laboratoires/CROs. Ainsi, dès qu’ils ont un nouveau projet en recherche clinique correspondant à votre domaine d’expertise, leur première réaction sera de vous contacter.

Pour cela, il faut trouver en quoi vous êtes différents, et quels sont vos points forts afin de vous promouvoir auprès des laboratoires et CROs cibles.

Tu choisiras les laboratoires et les CROs spécialisés dans votre domaine d’expertise. Tu devras diffuser de l’information en utilisant des outils de marketing pur : blog et réseaux sociaux, cartes de visites, … Eh oui ! Il faut faire preuve d’audace et d’originalité. Tu peux d’ailleurs créer, avec l’aval de ton investigateur, un profil sur linkedin pour votre service et communiquer sur vos réussites.

Si des hôpitaux comme l’IGR ou l’APHP le font, pourquoi pas toi ? Des unités de recherche clinique tels que celle de Périgueux ont déjà sauté le pas et je les félicite pour cette initiative Page de l’unité de recherche clinique de Périgueux sur linkedin.

La prospection, étape incontournable

En parallèle de se faire connaitre par le biais du branding, il faut prospecter. Je connais des TEC qui le font et à priori, cela fonctionne. Pour cela, tu te prépares une liste de CROs et de Laboratoires cibles et tu les contacte. Tes prospects seront :

• Les CROs avec qui tu as déjà travaillé par le passé mais avec lesquels tu ne travailles plus,
• Les laboratoires avec qui tu travaillais par le passé avec lesquels tu ne travailles plus,
• Les CROs faisant des essais cliniques,
• Les laboratoires ayant des essais cliniques en cours.

Tu peux te rendre sur le site de l’ANSM afin de trouver les différents laboratoires actifs en recherche clinique, pour cela, clique sur le répertoire des essais cliniques ANSM. Tu peux également te rendre sur clinicaltrials.gov et affiner ta recherche en filtrant par pathologie ou par pays. Pour les CRO, tu peux te rendre sur le site internet de l’AFCRO. Je te parlais plus haut d’identifier la spécialité de ton service, à toi de contacter les laboratoires et les CROs auprès desquelles tu pourras valoriser ce domaine de compétence.

De plus, tu dois participer ou assister aux réunions, colloques ou séminaires de recherche clinique institutionnelle ou industrielle et nouer des contacts utiles. Sois à l’affût de ce type d’événements. Parle de ton centre à ceux que tu rencontres et de votre envie de pratiquer à de plus en plus d’études. Le fait de vouloir être attractif vis-à-vis des promoteurs et des CROs et de le montrer est un bon signe de motivation. Vous vous ferez à coup sûr remarquer !

Tout cela peut paraitre long et compliqué mais il suffit de se prévoir une demi-journée par semaine de travail sur ces points pour avancer doucement mais sûrement sur ces objectifs ! Tu progresseras pas à pas afin de devenir un centre que l’on n’oublie pas. On n’a rien sans rien !

Faire bonne impression

Tu as bien préparé ton centre à être dans les standards de qualité des laboratoires et des CROs et ils ont décidé de sélectionner ton centre pour un rendez-vous de visite de sélection après que tes réponses au questionnaire de faisabilité aient été concluantes.

L’évaluation de ton centre par le laboratoire ou la CRO s’effectue en 4 points :

• Moyens techniques (Avez-vous le matériel nécessaire, réfrigérateur, congélateur, suivi de T°C etc…)
• Moyens humains (Avez-vous le personnel nécessaire, TEC, investigateurs, infirmières et formés au BPC)
• Motivation (Est-ce que la molécule vous motive suffisamment pour inclure ?)
• Capacité de recrutement du centre (Est-ce que votre file active est suffisante, combien de patients avez-vous déjà inclus dans ce type d’étude ?)

Tu dois prouver que ton centre est tout à fait adapté à leur projet. Parle-leur de vos méthodes de travail, montre-leur ton système qualité pour démontrer vos capacités d’organisation. Prouve-leur également que tu as la population adéquate pour participer à leur étude en faisant des extractions depuis ton logiciel de gestion d’études cliniques (ex : Combien de patients as-tu inclus dans des études similaires ?). Tu peux transmettre une copie des CV des membres de l’équipe avec leur certificat de BPC –Bonnes pratiques cliniques). Tu dois faire visiter les locaux aux labos et aux CROs afin qu’ils se rendent compte que vous avez tout le matériel nécessaire et que tous les suivis sont en place.

Tu es sélectionné ! Toutes mes félicitations ! Il ne te reste désormais qu’à maintenir un service à la hauteur afin de devenir ou de rester l’un des centres stars des labos et CROs.

Bon courage et bonne route !

Rédigé par Vanessa Montanari

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Following a message from Aicha, we decided to write about this theme, which we thought was interesting.

Here is the message of Aicha,

Hello Vanessa, let me ask you again. So I want to promote clinical research in my hospital for which I work as a CSC but I need to know how to attract the labs and the CROs to choose my hospital as center of studies and thus enhance the clinical research in my hospital.

I really wanted to congratulate you, Aicha, for this question. You really want to be an actor with clinical research in your center and it’s all to your honor!

Now I will give you some ideas to make your clinical research department, a successful department!

 

The first question that could be asked is what would it be for a CSC to help attract promoters and CROs to his service? There are, in my opinion, two reasons:

• The value of his work because being part of an elitist clinical research service is valuable for the team but also for oneself.
• Securing your job. A service that receives a lot of clinical trial application and that does a lot of study to a continuous workflow, which keeps jobs and hiring.

No clinical studies, no CSS position. The CSC therefore has every reason in the world to attract the CROs and the labs!

What do labs and CROs want?

To be able to value your service in clinical research, you need to understand what the laboratories and the CROs want. You have to discover their needs and then create a service that meets their expectations.

The laboratories and the CROs all look for the same thing: Investigation centers that will include many patients, in record time, with quality data. Their goal is to be able, secondly, to ensure the profitability as quickly as possible the promising molecules whose development has cost very expensive in order to help, as quickly as possible, many patients to cure. It’s not rocket science!

How to provide them with a service that meets their expectations?

To give labs and CROs the service they expect, two issues must be answered: getting the population in record time and quality data.

The right population in record time

As a first step, it is necessary to be able to identify within the service what is the expertise of your investigators. Which pathologies in particular attract the most your service? For example, if your department is specialized in hematology, patients may come in larger numbers for multiple myeloma. Your center will probably be recognized in this expertise and it is clinical trials relating to this pathology that must be targeted as a priority.

Your center is necessarily recognized for certain pathologies in particular, your site will bring a greater population in the pathology of which you are expert.

In a second step, all possible methods must be identified to recruit patients faster within your department. You will find plenty of ideas in the Mosio eBook which we have participated in, you can also read the article on recruiting patients in clinical trials.

Quality data

The quality of the data depends on good general organization of the clinical research department, good interaction with the other departments of the hospital, quality and involved staff, low protocol deviations and a high quality system (ISO9001, if possible).

Organize well with clinical trial management software

In order to carry out the studies, you must have the right tools to automate your work and save time. Working on multiple Excel tables is not convenient. Many hospitals and clinics have already taken the plunge and equipped themselves with clinical trial management software to be more efficient.

Quality procedures in clinical research

Some successful centers in clinical research have already established their own procedures. Quality procedures are a guarantee of consistent repetitions of the work of your center. Procedures can be effective while limiting errors and violations to Good Clinical Practices. I recommend that you create some clinical research procedures for the various activities of the department. You can create at minima:

• Procedures for filling in the case report forms
• Procedures for inclusion, screening and follow-up of patients
• Procedures for the management and dispatch of samples

Good clinical practice is clear about it: when conducting clinical trials, it is necessary to work within the framework of an appropriate quality management system. The top is to have a quality certificate (e.g. ISO9001) but this is not mandatory.

You can go to the blog of the QSE manager, you will find examples of procedures ISO9001 type from which you can be inspired. This way, you will show CROs and labs that quality is really a priority for your department. Ok, let’s work!

Cross-functional management to interact with other departments

Cross-functional management consists, without hierarchical power, in asserting, collaborating and cooperating with the participants in the hospital participating in the study. Apply without moderation this management that will allow you to manage your projects in a fluid way! The quality of the work of the clinical research team will then be recognized by the labs and the CROs. To learn more, we recommend you the article that we had written about cross-functional management.

Colleagues involved in the refined profile

Depending on your position, you probably will not have a choice about hiring your colleagues. Your employees must be involved and motivated to provide quality data.

However, if you have the opportunity to participate in recruitment, here are some tips to recruit collaborators who will help your department become a benchmark.

The choice of your collaborators must go through 6 points:

• Study of the CV
• Study of the cover letter
• Physical interview
• Profession Test
• English test (if required)
• Personality test

Recruitment is not a safe science. However, suitable profiles can be chosen by checking these few points. A face-to-face interview is usually not enough, you have to profile the ideal colleague before you go looking for him.

A 1-hour profession test on the work of CSC with real-life scenario allows to check the skills that are on the CV. To do this, prepare fictitious study papers with subtleties that you may have encountered during your professional experience (consent of the patient, input, etc.)

A personality test for the finalist candidates makes it possible to assess whether the candidate’s values are in line with those of the team. You will find the details of the different tests by clicking on the following link: Personality test. Warning, many of these tests are not free and require the intervention of a psychologist.

Finally, after the selection, it is necessary to be able to keep the motivation of the team intact over the long term. This requires recognition of the members of the group.

How to communicate well outside: the « Clinical site branding »

What is branding? In the field of marketing, branding is the discipline of managing trademarks, and in particular the branding of companies that exploit brands. In the personal domain, it is the management of his image (Wikipedia definition).

Some will tell me, what does marketing do in clinical research?

The goal of the Branding is to create a link between your department and the laboratories/CROs. So, as soon as they have a new clinical research project corresponding to your area of expertise, their first reaction will be to contact you.

To do this, you must find out how you are different, and what your strengths are in order to promote you with the target laboratories and CROs.

You will choose the laboratories and CROs specialized in your area of expertise. You will have to disseminate information using pure marketing tools: blog and social networks, business cards… Yes! You have to be bold and original. You can also create, with the endorsement of your investigator, a LinkedIn profile for your department and communicate your successes.

If hospitals like the IGR or the APHP do it, why not you? Clinical research units such as the one in Périgueux have already taken the plunge and I congratulate them for this initiative Page of the clinical research unit of Périgueux on LinkedIn.

Prospecting, an essential step

In parallel to get known through the branding, it is necessary to prospect. I know CSCs who do it and a priori, it works. To do this, you prepare a list of CROs and target laboratories and you contact them. Your prospects will be:

• CROs with whom you have worked in the past but with whom you no longer work,
• The laboratories you worked with in the past but with whom you no longer work,
• CROs conducting clinical trials,
• Laboratories with ongoing clinical trials.

You can go to the ANSM website to find the different laboratories active in clinical research, click on the ANSM clinical trials directory. You can also visit clinicaltrials.gov and refine your search by filtering by pathology or by country. For CROs, you can visit the AFCRO website. I mentioned above to identify the specialty of your department, it is up to you to contact the laboratories and the CROs with which you will be able to value this area of competence.

In addition, you must attend or participate in meetings, symposia or seminars for institutional or industrial clinical research and make useful contacts. Be on the lookout for this type of event. Speak of your center to those you meet and your desire to practice more and more studies. The desire to be attractive to promoters and CROs and to show it is a good sign of motivation. You will get noticed for sure!

All this may seem long and complicated but just half a day per working week on these points to move slowly but surely on these goals! You will progress step by step to become a center that people do not forget. We have nothing without nothing!

To make a good impression

You have well prepared your center to be in the quality standards of laboratories and CROs and they have decided to select your center for a screening visit after your answers to the feasibility questionnaire have been conclusive.

The evaluation of your center by the laboratory or the CRO is carried out in 4 points:

• Technical facilities (Do you have the necessary equipment, refrigerator, freezer, follow-up of T ° C etc…)
• Human resources (Do you have the necessary staff, CSCs, investigators, nurses and trained to GCP)
• Motivation (Does the molecule motivate you enough to include?)
• Center recruitment capacity (Is your active list sufficient, how many patients have you already included in this type of study?)

You have to prove that your center is perfectly suited to their project. Talk to them about your work methods, show them your quality system to demonstrate your organizational abilities. Also prove to them that you have the adequate population to participate in their study by making extractions from your clinical study management software (e.g. How many patients have you included in similar studies?). You can send a copy of the CVs of the team members with their GCP certificate – Good Clinical Practice). You have to invite the labs and the CROs to visit the premises so they realize you have all the necessary equipment and that all the follow-ups are in place.

You are selected! Congratulations! It only remains for you to maintain a service that meets their expectations in order to become or remain one of the stars centers of the labs and CROs.

Hang in there and all the best!

Written by Vanessa Montanari

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