Il y a certains moments dans la vie d’un ARC ou d’un TEC où la charge de travail est importante : gel de base de données, start-up de l’étude, etc. et tu peux être amené à te sentir débordé et en pas savoir comment gérer les tâches qui te sont demandées. Comment s’organiser quand chaque tâche est urgente ? Comment être sûr de ne rien oublier ?

Voici quelques conseils que l’on m’a donné lorsque j’ai été confrontée à ce type de situation.

Rédigé par Sophie Hammer

Définir ses priorités

Quand on a beaucoup de travail, il faut planifier. Dès que tu reçois une demande, vérifie la deadline avec ton interlocuteur. Ainsi, tu pourras classer les tâches que tu as à effectuer selon le degré d’urgence. Lorsque tu organiseras tes journées, tu n’auras qu’à traiter les tâches par ordre selon la date de la deadline.

Répartir efficacement tes tâches dans ta journée

Quand tu as plusieurs tâches dont les deadlines sont rapprochés, évalue le temps que te prendra chaque tâche, son niveau de difficulté et la contrainte qu’elle représente pour toi. Evidemment, traites toujours les urgences en priorité, qu’importe le temps, la difficulté ou la contrainte que représente la tâche.

Je m’explique : nous avons tous des moments où nous sommes plus ou moins opérationnels dans une journée. Certains sont du matin, d’autres plutôt de l’après-midi. Si tu as du mal à émerger le matin, prévois plutôt une tâche facile, quelque chose qui ne te demande pas de grande réflexion. Cherche le moment où tu te sens le plus opérationnel dans ta journée, tu pourras t’atteler aux tâches compliquées et demandant un niveau d’attention élevé quand tu seras en pleine possession de tes capacités et ainsi, être plus rapide et plus efficace.

Tu peux également prévoir les tâches selon ton emploi du temps fixe. Par exemple, tu as une réunion à 15h et tu reviens de ta pause déjeuner à 14h, prévois une tâche qui se traite relativement rapidement afin que tu ne sois pas coupé dans ton élan par ta réunion.

Si tu as la chance de pouvoir travailler en télétravail un ou plusieurs jours par semaine, prévois les tâches longues ou demandant beaucoup de concentration pour ce jour-là. Loin du bureau, tu seras moins souvent interrompue et tu pourras te consacrer pleinement à ta tâche.

De même, je te conseille de traiter une tâche relativement courte quand tu arrives au bureau, directement, sans ouvrir ta boîte e-mail. Cela te permettra d’avancer sur ton planning, et d’être prêt à accueillir les nouvelles tâches une fois ta boîte e-mail ouverte. De même, c’est bon pour ton moral, car tu pourras ainsi cocher une tâche sur ta to-do-list alors que ta journée est à peine entamée. 🙂

Enfin, réfléchis au fait que tu aimes ou non réaliser cette tâche. Si tu détestes faire quelque chose, il sera beaucoup plus dur de s’atteler à cette tâche qu’à une autre. Là aussi, prévois une tâche désagréable après une tâche plutôt facile, cela te permettra d’enchainer plus facilement tes tâches.

Si tu as du mal à te mettre à ce genre de tâche et que tu as l’habitude de les repousser le plus possible au profit de tâches plus plaisantes sans jamais avoir le courage de t’y mettre, tu peux aussi les fractionner. Cela fonctionne surtout avec les tâches plutôt répétitives, évites les tâches où tu auras besoin de te replonger dans ce que tu as fait la fois d’avant afin d’éviter de perdre trop de temps. Par exemple, tu dois relancer 50 centres plutôt récalcitrants à ton projet. Commence par en faire un ou deux puis fais quelque chose que tu préfères, puis relances-en un troisième, etc. La tâche te semblera moins insurmontable puisque cela constituera la succession de petites tâches courtes et il sera donc plus facile de t’y mettre.

Pour les très longues tâches, décompose-les en 3PA : la Première Plus Petite Action. Méthode que j’ai apprise lors d’une formation avec Laurence Einfalt. Il s’agit de la première action à faire pour réaliser cette action. Là encore, cela permet de dédramatiser la tâche. Par exemple, je dois soumettre un dossier à l’ANSM ? Ma première plus petite action sera de prendre la liste des documents que je dois soumettre dans mon dossier. Une fois que j’aurais relu cette liste, ma prochaine 3PA sera de vérifier que j’ai bien tous les documents de cette liste. Puis de demander au promoteur les documents manquants et ainsi de suite.

Utiliser des outils adaptés 

Plusieurs types d’outils existent pour organiser son temps : sous format papier ou sous format électronique, à l’aide d’un logiciel, … A toi d’essayer différentes méthodes et de trouver celle qui te convient le mieux.

Si tu as besoin d’écrire sur un format papier, peut-être as-tu entendu parler du bullet journal, bullet comme « puce ». Il s’agit d’une méthode inventée par un New-Yorkais appelé Ryder Carroll, voici la vidéo dans laquelle il explique son concept :

Pour obtenir les sous-titres en Français, clique sur le logo «sous-titres » qui se trouve en bas à droite du lecteur vidéo. Tu peux également regarder cette vidéo en français.

Le but est de tout consigner dans un seul et même cahier, comme cela, tu auras toujours tout à porté de main et tu ne perds aucune information inutilement. Evidemment, tout n’est pas bon à prendre, à toi de t’organiser pour gagner du temps, le but n’est pas de perdre de temps en planification superflue. Tu peux coupler ton cahier à un agenda, comme cela tu ne seras pas obligé de dessiner toi-même ton calendrier ou tu peux également imprimer ton propre calendrier.

J’utilise également ce cahier pour prendre des notes lors de réunions ou d’appels téléphoniques. Pour bien mettre en évidence la différence entre la partie calendrier, liste des tâches et planification journalière et la partie note, tu peux diviser ton cahier en deux à l’aide d’un intercalaire repositionnable. Tout ce qui sera avant l’intercalaire concernera la planification de mon temps, tout ce qui sera après l’intercalaire sera des notes.

Si tu es adepte du tout numérique, tu peux utiliser des applications telles que Wunderlist ou Trello. Vérifie les points suivants, qui, à mon sens, sont importants, quand tu choisiras ton application :

• Tu peux indiquer des deadlines à tes tâches,
• Le système te fournit des rappels automatiques à l’approche de la deadline,
• Tu peux consulter facilement la liste de tes tâches,
• Tu peux organiser tes tâches par projet,
• Tu peux consulter et mettre à jour ton outil sur plusieurs supports (ton ordinateur et ton téléphone professionnels, par exemple).

Qu’importe l’outil que tu utilises, pense à le mettre à jour régulièrement. Sinon, son utilité sera moindre.

Ne pas se laisser distraire

Que tu sois ARC, TEC ou chef de projet, tu reçois régulièrement des e-mails et des appels téléphoniques. Bien que l’on puisse penser que la consultation d’un e-mail prend quelques secondes, cela te coupe dans ton travail et il te faut à nouveau un peu de temps pour te remettre dans ce que tu faisais. Comme Vanessa l’écrivait dans l’article Je croule sous les mails, comment m’en sortir vivant ?, il est inutile de consulter sa boîte e-mail à chaque instant. Commence donc par fermer ta boîte. Oui, la fermer car, si tu la laisses ouverte le moindre e-mail que l’on t’enverra s’affichera à ton écran et tu seras tenté d’aller le lire. Rouvres-là uniquement à des temps bien définis. Pas de panique, si quelqu’un a besoin de toi en urgence, on te contactera par téléphone.

Si tu as besoin de consulter d’anciens e-mails pour effectuer ta tâche, tu peux également sélectionner le mode « hors connexion » sur ta boîte mail, ainsi, tu ne seras gêné par aucun mail. N’oublie pas réactiver la réception des e-mails une fois ta tâche terminée. Tu ne risques pas de perdre d’e-mails puisque ta boîte se synchronisera et tu recevras tous les e-mails que tu as reçu durant la période où tu étais hors ligne 🙂

Si tu as vraiment beaucoup de retard dans ton travail ou que tu dois être parfaitement concentré sur ta tâche, filtre les appels. Demande à un collègue s’il veut bien répondre au téléphone pour toi et ne te passer que les vraies urgences (comme un centre qui a un patient sur site et qui a une question urgente ou un évènement indésirable grave, par exemple). A charge de revanche, évidemment.
Si tu n’as pas de collègue ou si tous tes collègues sont aussi débordés que toi, mets ton téléphone en silencieux et indique sur ton répondeur de laisser un message, tu les consulteras une fois ta tâche terminée et rappellera ton interlocuteur immédiatement.

Informer ton manager et tes chefs de projet

Les tâches s’accumulent et tu sais que tu ne parviendras pas à les traiter ? Ne laisse pas passer la deadline sans rien dire. Informes immédiatement ton chef de projet, il pourra peut-être trouver une solution pour décaler certaines demandes. En effet, parfois des tâches avec une deadline peuvent être moins urgentes et traitées plus tard. Cependant, pour identifier ce type de tâches, il faut en discuter.

Informes également ton manager, il pourra te donner des solutions pour mieux organiser ton temps et éventuellement demander à un collègue de t’aider. Cela lui permettra également d’identifier si certaines études dépassent du temps qui avaient été estimé initialement et réorganiser ton travail.

Voilà les clefs pour gérer au mieux ta charge de travail. Tu n’auras pas moins de travail, mais ça te permettra de l’aborder plus sereinement. Et toi, as-tu des outils ou des méthodes de travail qui t’aident à t’organiser ? Dis-nous tout dans les commentaires.

Pour aller plus loin :

Une méthode pour organiser cette tâche et son espace de travail que j’ai trouvée très intéressante : Le grand livre pour s’organiser.

Vanessa Montanari utilise « l’art d’aller à l’essentiel » de Léo Babauta pour gérer son entreprise, ses activités d’ARC, TEC et de chef de projet.

Puisque les e-mails représentent une grande partie de notre travail, voici comment les gérer.

Pour les TEC, voici un article au sujet d’un logiciel pour vous aider à organiser vos projets dans votre centre : Comment travailler en Recherche Clinique, sans stress avec INNOGEC ?

Pour les ARC, voici une liste d’outils qui vous aidera à organiser votre travail lors de visite de monitoring dans cet article.

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