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Optimiser sa communication en monitoring !

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Vérification sur le site investigateur.

 Rédigé par Nathalie Klein

Effectuer du monitoring c’est tisser une relation de travail sur le long terme avec les équipes investigatrices dans chacun de ses centres !

Alors efforçons-nous dès la première rencontre de développer une communication efficace et de tisser une relation de travail pertinente !

Pour cela, il me semble que la seule clé efficace ce soit l’adaptation puisque chaque site est différent et chaque équipe particulière…

 L’objectif essentiel de l’ARC est de mener à bien ses missions efficacement et pour cela il est indispensable que ses interlocuteurs se mettent à son écoute et répondent à ses différentes demandes alors même qu’ils sont la plupart du temps débordés …

Pour cela, il s’agit de trouver les bons arguments et les bonnes clés pour se faire entendre.

La persuasion et la conviction ne sont pas des qualités innées : elles se travaillent …

C’est pourquoi tu dois pratiquer encore et encore et développer ta confiance en soi tout autant que ta crédibilité.

Comment ? Tout simplement en t’efforçant de faire le débriefing des situations où tu as clairement été convaincant et efficace versus celles où tu as manifestement échoué…

Rejoue-toi mentalement le scénario et analyse point par point tes erreurs tout autant que tes réussites…

Tire en les conséquences et rejoue les scènes de façon positive pour te relaxer et trouver tes bonnes clés à toi…

Ces techniques simples de visualisation positive vont te permettre de prévenir ton stress et vont t’aider à préparer les situations de négociations tout autant que les échanges délicats et la gestion des crises.

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N’oublie pas qu’une communication réussie passe par un travail sur soi et sa confiance en soi tout autant que sur sa propre crédibilité.

De plus, avant de même de tenter de convaincre ton interlocuteur, n’oublie surtout pas qu’il te faut déjà croire toi, en ce que tu dis et à ce que tu fais.

Chaque ARC se doit d’être à l’aise avec sa mission professionnelle de contrôle qualité et être bien conscient qu’il n’a pas à s’excuser d’être là pour ça…

Ce point permet déjà de détendre l’atmosphère et mettre en place un climat de travail serein donc plus efficace…

Maitrise aussi le plus possible ton sujet c’est-à-dire l’étude que tu gères et la pathologie pour accroitre ta sérénité et ta crédibilité …

Mais sache bien que tout ceci ne sert à rien si tu ne développes tes capacités à te connecter efficacement aux gens qui t’entourent c’est-à-dire ton empathie et la compréhension de l’autre qui sont essentielles !

Il existe une série d’outils très simples pour améliorer et développer son intelligence sociale et émotionnelle.

Commençons d’abord par la communication non verbale qui est un enjeu essentiel et tout simple pour développer un climat de confiance :

·       Tiens-toi à la juste distance et respecte le périmètre intime de chacun

·       Regarde ton interlocuteur dans les yeux et garde toujours un contact visuel avec lui 

·       Adopte la bonne attitude et les bons gestes : reste droit mais souple et oublie les bras croisés et les doigts pointés

·       Sois synchrone avec lui en t’efforçant de repérer et de décoder tous les indices non-verbaux qu’il t’envoie et en y répondant en hochant la tête ou en souriant par exemple et ce au bon moment

·       Mets-toi au diapason physiquement pour mettre en place une relation d’échange, assieds-toi si ton interlocuteur est assis, lève-toi lorsqu’il vient te voir .. Place toi systématiquement dans la même position que lui…

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Concernant ta communication verbale, quelques clés majeures pour que l’on écoute :

·       Veille au timbre de ta voix et à son volume et surtout fais en sorte qu’ils soient adaptés à ton public

·       Varie le débit, le rythme et les intonations en fonction de ce que tu es train de dire

·       N’hésite pas à utiliser les silences pour créer des respirations et faciliter la compréhension de ton message (même au milieu d’une phrase)

·       Articule !

·       Souris et mets aussi du sourire dans ta voix !  

·       Et surtout donne vie à ton message et répète ce qui est important !

·       N’oublie jamais que finalement ton objectif est de te faire comprendre et de partager des idées sereinement.

Mais pour convaincre son interlocuteur et le persuader de nous écouter cela ne suffit pas et d’autres points s’avèrent essentiels :

·       Il est crucial de respecter le temps de parole de l’autre : ne pas respecter le moment où une personne parle c’est au-delà d’un signe d’impolitesse interrompre obligatoirement toute possibilité de communication efficace entre les interlocuteurs.

·       Respecte aussi ses opinions et ses manières de pensées. Montre un esprit ouvert car c’est tout autant bénéfique pour la communication interpersonnelle tout comme pour notre propre connaissance !

·       Reformule encore et toujours : poser des questions et paraphraser permet de mieux cerner son interlocuteur et ses motivations tout en lui marquant de l’intérêt. Intéresse toi à lui et à son travail… Non seulement, tu apprendras toujours quelque chose et en plus ton interlocuteur aura le sentiment d’être écouté et cela mettra en place un climat de compréhension très bénéfique pour une bonne relation de travail.

·       Faire preuve d’empathie et se mettre à la place de l’autre permet de créer un climat de confiance et de donner de nous l’image positive d’une personne attentive. Sur le long terme c’est toujours porteur car chaque individu est un Être social qui aime que l’on se préoccupe de lui et de son sort.

·       C’est la même chose pour les compliments qui renforcent l’estime de l’autre. N’hésite pas à lui dire que tu apprécies son travail ou encore le temps qu’il te consacre ou encore que tu trouves son écriture très élégante. Sois authentique et tu verras que ça passe… Tu t’apercevras que c’est parfois aussi agréable de faire des compliments que d’en recevoir et ça permet de dénouer un bon nombre de tensions.

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·       Pour communiquer efficacement, il faut aussi penser à composer avec le contexte c’est à dire l’environnement, le lieu et le moment. Il arrive parfois que le moment ne soit pas adapté et dans ce cas il vaut mieux s’abstenir de développer un argumentaire ou se lancer dans une conversation.

·       De même, il faut penser à bannir de son vocabulaire les termes négatifs tels « il faut, vous devez … » et s’efforcez de ne pas parler comme un Juge au Tribunal…

·       Deviens force de proposition en émettant telle ou telle solution car « tu as noté que tel élément a été oublié » … et « pour éviter que ceci se reproduise tu recommandes que »..

·       De plus, vérifie systématiquement que tu as bien été compris. C’est d’autant plus crucial de le vérifier quand tu viens de lui demander de réaliser une action en particulier. Il te faut toujours expliquer à ton correspondant pourquoi tu lui demandes de mener à bien telle mission car il n’est pas sous tes ordres mais en plus il te faut systématiquement obtenir verbalement son accord.

Si tu respectes toutes ces étapes, tu mettras en place les fondations d’une communication de qualité.

C’est la garantie d’une relation de travail respectueuse de chacun ce qui constitue un atout majeur pour se faire apprécier et écouter et c’est aussi l’assise idéale pour donner du sens à ses relations dans le travail et être plus engagé et plus performant tout en étant authentique.

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