Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Suite à un message d’Aicha, nous avons décidé d’écrire sur ce thème qui nous paraissait intéressant.

Voici le message d’Aicha,

Bonjour Vanessa, je me permets de vous solliciter encore une fois. Voilà, je souhaite faire promouvoir la recherche clinique dans mon Centre Hospitalier (CH) pour lequel je travaille en tant que TEC mais j’ai besoin de savoir comme attirer les labos et les CRO pour qu’ils choisissent mon CH comme centre d’études et ainsi valoriser la recherche clinique dans mon CH.

Je voulais vraiment te féliciter Aicha pour cette question. Tu veux réellement être un acteur porteur de la recherche clinique dans ton centre et c’est tout à ton honneur !

Maintenant, je vais te donner quelques idées pour faire de ton service en recherche clinique, un département à succès !

La première question que l’on pourrait se poser est à quoi cela servirait-il à un TEC d’aider à attirer les promoteurs et les CROs dans son service ? Il y a, à mon avis, deux raisons :

• La valorisation de son travail car faire partie d’un service en recherche clinique élitiste, c’est valorisant pour l’équipe mais également pour soi-même.
• La sécurisation de son emploi. Un service qui reçoit beaucoup de demande d’essai clinique et qui fait beaucoup d’étude à un flux de travail continu, ce qui permet de conserver les emplois et d’embaucher.

Pas d’études cliniques, pas de poste de TEC. Le TEC a donc toutes les raisons du monde pour attirer les CROs et les labos !

Que veulent les labos et les CROs ?

Afin de pouvoir valoriser ton service en recherche clinique, il faut comprendre ce que les laboratoires et les CROs veulent. Il faut découvrir leurs besoins, puis créer un service à la hauteur de leurs attentes.

Les laboratoires et les CROs cherchent tous la même chose : Des centres d’investigation qui incluront plein de patients, en un temps record, avec des données de qualité. Leur but est de pouvoir, dans un second temps, rentabiliser le plus rapidement possible les molécules prometteuses dont le développement a coûté très cher afin d’aider, au plus vite, de nombreux malades à guérir. Ce n’est pas sorcier !

Comment leur fournir un service à la hauteur ?

Pour donner aux labos et aux CROs le service qu’ils attendent, il faut répondre à deux problématiques : avoir la population en un temps record et des données de qualité.

La bonne population en un temps record

Dans un premier temps, Il faut pouvoir identifier au sein du service quel est l’expertise de tes investigateurs. Quelles pathologies en particulier attirent le plus ton service ? Par exemple, si ton service est spécialisé en hématologie, les patients peuvent venir en plus grand nombre pour du Myélome multiple. Ton centre sera probablement reconnu dans cette expertise et c’est des essais cliniques portant sur cette pathologie qu’il faut viser en priorité.

Ton centre est forcément reconnu pour certaines pathologies en particulier, ton site apportera donc une plus grande population dans la pathologie dont vous êtes expert.

Dans un deuxième temps, Il faut identifier toutes les méthodes possibles pour recruter plus vite des patients au sein de ton service. Tu trouveras plein d ‘idée dans l’ebook de Mosio auxquels nous avons participé, tu peux également lire l’article sur le recrutement de patients dans les essais cliniques.

Des données de qualité

Les données de qualité passent par une bonne organisation générale du service de recherche clinique, une bonne interaction avec les autres services de l’hôpital, un personnel de qualité et impliqué, un nombre de déviations protocolaires faibles et un système qualité performant (ISO9001, si possible).

Bien s’organiser grâce à un logiciel de gestion d’essai clinique

Afin de mener à bien les études, il faut avoir les bons outils de travail pour automatiser ton travail et gagner du temps. Travailler sur plusieurs tableaux Excel n’est pas commode. De nombreux centres hospitaliers et cliniques ont déjà sauté le pas et se sont équipés d’un logiciel de gestion d’essais clinique afin d’être plus performants.

Des procédures qualité en recherche clinique

Certains centres en recherche clinique performants ont déjà mis en place leurs propres procédures. Des procédures qualité sont un gage de répétitions conformes du travail de ton centre. Des procédures permettent d’être efficace tout en limitant les erreurs et les violations aux Bonnes Pratiques Cliniques. Je te recommande de créer quelques procédures en recherche clinique pour les différentes activités du service. Tu peux créer à minima :

• Procédures de remplissage des cahiers d’observation
• Procédures d’inclusion, de sélection, et de suivi des patients
• Procédures de gestion et d’envoi des prélèvements

Les bonnes pratiques cliniques sont claires à ce sujet : lors de la réalisation des essais cliniques, il faut travailler dans le cadre d’un système de management qualité adapté. Le top est d’avoir un certificat de qualité (par exemple, ISO9001) mais ce n’est pas obligatoire.

Tu peux te rendre sur le blog du manager QSE, tu y trouveras des exemples de procédures type ISO9001 dont tu pourras t’inspirer. Tu montreras ainsi aux CROs et aux labos que la qualité est vraiment une priorité pour ton service. Allez au boulot !

Le management transversal pour interagir avec les autres services

Le management transversal consiste, sans pouvoir hiérarchique, à s’affirmer, collaborer et coopérer avec les acteurs de l’hôpital participants à l’étude. Applique sans modération ce management qui te permettra de gérer tes projets de manière fluide ! La qualité du travail de l’équipe de recherche clinique sera alors reconnue par les labos et les CROs. Pour en savoir plus, nous te recommandons l’article que nous avions écrit à ce sujet le management transversal.

Des collègues impliqués au profil affiné

En fonction de ton poste, tu n’auras probablement pas le choix concernant l’embauche de tes collègues. Tes collaborateurs devront être impliqués et motivés pour fournir des données de qualité.

Cependant, si tu as la possibilité de participer au recrutement, voici quelques conseils afin de recruter des collaborateurs qui aideront ton service à devenir une référence.

Le choix de tes collaborateurs doit passer par 6 points :

• Etude du CV
• Etude de la lettre de motivation
• Entretien physique
• Test métier
• Test d’anglais (si besoin)
• Test de personnalité

Le recrutement n’est pas une science sûre. Cependant, on peut choisir des profils adaptés en vérifiant ces quelques points. Un entretien face face n’est en général pas suffisant, il faut dresser le profil du collègue idéal avant de partir à sa recherche.

Un test métier d’1 heure, sur le travail de TEC avec mise en situation réelle permet de vérifier les compétences se trouvant sur le CV. Pour cela, prépare des documents d’études fictifs comprenant des subtilités que tu as pu rencontrer lors de ton expérience professionnelle (consentement du patient, saisie, etc.)

Un test de personnalité pour les candidats finalistes permet d’évaluer si les valeurs du candidat seront en accord avec celles de l’équipe. Tu trouveras le détail des différents tests en cliquant sur le lien suivant : Test de personnalité. Attention, bon nombre de ces tests ne sont pas gratuits et nécessitent l’intervention d’un psychologue.

Enfin, après la sélection, il faut pouvoir garder la motivation de l’équipe intacte sur le long terme. Cela passe par la reconnaissance des membres du groupe.

Comment bien communiquer vers l’extérieur : le « Clinical site branding »

Qu’est-ce que le branding ? Le branding est, dans le domaine du marketing, la discipline qui consiste à gérer les marques commerciales, et en particulier l’image de marque des entreprises qui exploitent les marques. Dans le domaine personnel, c’est la gestion de son image (définition Wikipédia).

Certains me diront, qu’est que le marketing vient faire en recherche clinique ?

L’objectif du Branding est de créer du lien entre ton service et les laboratoires/CROs. Ainsi, dès qu’ils ont un nouveau projet en recherche clinique correspondant à votre domaine d’expertise, leur première réaction sera de vous contacter.

Pour cela, il faut trouver en quoi vous êtes différents, et quels sont vos points forts afin de vous promouvoir auprès des laboratoires et CROs cibles.

Tu choisiras les laboratoires et les CROs spécialisés dans votre domaine d’expertise. Tu devras diffuser de l’information en utilisant des outils de marketing pur : blog et réseaux sociaux, cartes de visites, … Eh oui ! Il faut faire preuve d’audace et d’originalité. Tu peux d’ailleurs créer, avec l’aval de ton investigateur, un profil sur linkedin pour votre service et communiquer sur vos réussites.

Si des hôpitaux comme l’IGR ou l’APHP le font, pourquoi pas toi ? Des unités de recherche clinique tels que celle de Périgueux ont déjà sauté le pas et je les félicite pour cette initiative Page de l’unité de recherche clinique de Périgueux sur linkedin.

La prospection, étape incontournable

En parallèle de se faire connaitre par le biais du branding, il faut prospecter. Je connais des TEC qui le font et à priori, cela fonctionne. Pour cela, tu te prépares une liste de CROs et de Laboratoires cibles et tu les contacte. Tes prospects seront :

• Les CROs avec qui tu as déjà travaillé par le passé mais avec lesquels tu ne travailles plus,
• Les laboratoires avec qui tu travaillais par le passé avec lesquels tu ne travailles plus,
• Les CROs faisant des essais cliniques,
• Les laboratoires ayant des essais cliniques en cours.

Tu peux te rendre sur le site de l’ANSM afin de trouver les différents laboratoires actifs en recherche clinique, pour cela, clique sur le répertoire des essais cliniques ANSM. Tu peux également te rendre sur clinicaltrials.gov et affiner ta recherche en filtrant par pathologie ou par pays. Pour les CRO, tu peux te rendre sur le site internet de l’AFCRO. Je te parlais plus haut d’identifier la spécialité de ton service, à toi de contacter les laboratoires et les CROs auprès desquelles tu pourras valoriser ce domaine de compétence.

De plus, tu dois participer ou assister aux réunions, colloques ou séminaires de recherche clinique institutionnelle ou industrielle et nouer des contacts utiles. Sois à l’affût de ce type d’événements. Parle de ton centre à ceux que tu rencontres et de votre envie de pratiquer à de plus en plus d’études. Le fait de vouloir être attractif vis-à-vis des promoteurs et des CROs et de le montrer est un bon signe de motivation. Vous vous ferez à coup sûr remarquer !

Tout cela peut paraitre long et compliqué mais il suffit de se prévoir une demi-journée par semaine de travail sur ces points pour avancer doucement mais sûrement sur ces objectifs ! Tu progresseras pas à pas afin de devenir un centre que l’on n’oublie pas. On n’a rien sans rien !

Faire bonne impression

Tu as bien préparé ton centre à être dans les standards de qualité des laboratoires et des CROs et ils ont décidé de sélectionner ton centre pour un rendez-vous de visite de sélection après que tes réponses au questionnaire de faisabilité aient été concluantes.

L’évaluation de ton centre par le laboratoire ou la CRO s’effectue en 4 points :

• Moyens techniques (Avez-vous le matériel nécessaire, réfrigérateur, congélateur, suivi de T°C etc…)
• Moyens humains (Avez-vous le personnel nécessaire, TEC, investigateurs, infirmières et formés au BPC)
• Motivation (Est-ce que la molécule vous motive suffisamment pour inclure ?)
• Capacité de recrutement du centre (Est-ce que votre file active est suffisante, combien de patients avez-vous déjà inclus dans ce type d’étude ?)

Tu dois prouver que ton centre est tout à fait adapté à leur projet. Parle-leur de vos méthodes de travail, montre-leur ton système qualité pour démontrer vos capacités d’organisation. Prouve-leur également que tu as la population adéquate pour participer à leur étude en faisant des extractions depuis ton logiciel de gestion d’études cliniques (ex : Combien de patients as-tu inclus dans des études similaires ?). Tu peux transmettre une copie des CV des membres de l’équipe avec leur certificat de BPC –Bonnes pratiques cliniques). Tu dois faire visiter les locaux aux labos et aux CROs afin qu’ils se rendent compte que vous avez tout le matériel nécessaire et que tous les suivis sont en place.

Tu es sélectionné ! Toutes mes félicitations ! Il ne te reste désormais qu’à maintenir un service à la hauteur afin de devenir ou de rester l’un des centres stars des labos et CROs.

Bon courage et bonne route !

Rédigé par Vanessa Montanari

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