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Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Comment préparer un audit sans stress ?

Tu viens de recevoir la nouvelle : ton centre va être audité. Tu sens déjà le stress monter. Quand on est audité, on a tout de même l’impression d’être jugé ; et cela du côté de l’ARC comme du côté de l’investigateur et de son équipe. L’audit est pourtant un outil d’amélioration continue car il permet de faire le point sur l’existant afin d’en dégager les points faibles ou non conformes. En tant qu’ARC, tu es là pour aider le centre à s’y préparer. Le TEC est là pour faire place nette avant le jour J 😉

Nous ne reviendrons pas sur les bases des BPC, tu les connais déjà, c’est ton métier. Nous allons te donner d’autres conseils pratiques pour que ce jour se passe sans stress. Pour t’aider, nous avons même noté les textes de référence (Ah, elles sont sympas les filles du Blog de la Recherche Clinique 😉 …).

Règle d’audit n°1 : Un classeur investigateur à jour

ICH GCP 4.9.4, ICH GCP 8.2.18

Le classeur investigateur contient tous les documents essentiels (protocole, page de signature de l’investigateur, formulaire FDA1572 à jour, Financial Disclosure signé pour tous les médecins intervenants, lettres de suivi présentes …). En tant que TEC, tu dois t’assurer qu’il est complet et à jour avec toutes les versions des documents. En effet, c’est une des responsabilités de l’investigateur et, par délégation, la tienne. J L’ARC peut t’aider en te transmettant les documents nécessaires et en te fournissant une liste des documents applicables. Certains ARC sont même super sympas, ils le rangent pour toi 😉

Règle d’audit n°2 : Des certificats de formation, CV et formulaire de délégation des tâches « impeccables »

 ICH GCP 4.1.1, 4.1.3, 4.2.4

Il faut que tu vérifies que tous tes investigateurs ont été formés à toutes les versions du protocole applicables, et à l’étude (par exemple à la mise en place), qu’ils ont tous un certificat de formation aux BPC à minima. Tous les membres de l’équipe doivent avoir eu une formation en adéquation avec leur tâche. Pour chaque formation, un certificat de formation doit être signé afin de la documenter. N’oublie pas, en recherche clinique, ce qui n’est pas écrit n’existe pas 😉

Tu peux t’assurer que tous les CV (datés et signés) de tous les membres de l’équipe sont présents (de l’investigateur, au TEC, en passant par le pathologiste, le biologiste, le technicien, l’infirmière, le radiologue et le pharmacien). N’oublie aucun membre de l’équipe. S’ils sont impliqués dans l’étude, alors leur CV doit être présent.

Tu peux également comparer les CV et la liste de délégation des tâches. Toute personne se trouvant sur cette liste doit avoir un CV disponible et un certificat de formation à l’étude avant de commencer à travailler sur le projet. Et surtout, n’oublie pas de mettre l’investigateur principal sur la liste 🙂

Règle d’audit n°3 : Les AE et SAE bien documentés et bien rangés

Décision du 24 nov. 2006 8.3.16

Il est préférable que la liaison entre les traitements de l’étude et les événements indésirables soient bien reportés dans le dossier médical (« possible », « non lié », etc.) ou à minima dans une feuille de travail reprenant tous les événements indésirables. En effet, toute information se trouvant dans le CRF doit se retrouver dans le dossier médical et en particulier celle-ci. Son impact étant très important pour la sécurité du patient.

Pense-bien à ranger ensemble les formulaires de SAE ainsi que les preuves d’envoi (fax ou mail). Ce n’est pas parce que le formulaire est complété qu’il a été envoyé 🙂

Règle d’audit n°4 : Les déviations au protocole toutes expliquées

 ICH GCP 4.5.1, 4.5.3 ; Décision du 24 nov. 2006 8.3.11

Toute déviation au protocole doit être expliquée dans le dossier médical. Par exemple, dans le cas où la compliance du patient ne serait pas totale ou qu’il manquerait des comprimés. Ce type de déviation doit être expliqué sur la fiche de comptabilité ou dans le dossier médical du patient.

Je te recommande de noter quelles actions correctrices et préventives ont été prises pour remédier à ces déviations. Le promoteur doit aider à la mise en place d’action et doit également reformer les centres, si nécessaire. En tant qu’ARC, toute formation supplémentaire ou information au centre doit être documentée afin de prouver que le promoteur a bien suivi la recherche comme il se doit.

Règle d’audit n°5 : Les consentements

 Décision du 24 nov. 2006 4.8.8. 4.8.6.

En cas de mise à jour des consentements, les dernières versions des consentements doivent être signées par les patients de l’étude et cela dans les temps (lors de la visite suivant la réception du nouveau consentement par le centre) afin qu’ils prennent connaissances des nouvelles informations de sécurité.

La modalité de recueil du consentement doit être reportée dans le dossier médical. La « modalité » est la manière dont le médecin a obtenu le consentement éclairé. Une simple phrase telle que : « Consentement signé ce jour » pour documenter le recueil du consentement n’est pas suffisante. Les idées que l’on doit retrouver dans le dossier médical sont les suivantes :

• Le patient a pu poser toutes les questions souhaitées,
• Le patient a eu le temps de réflexion dont il avait besoin pour prendre sa décision,
• La signature du consentement a eu lieu avant toute procédure de l’étude,
• Une copie ou un exemplaire a été donné au patient.

Règle d’audit n°6 : Les comptes rendus médicaux électroniques et papiers

FDA 21 CFR part 11

Les comptes rendus médicaux papiers doivent être validés par l’investigateur, c’est-à-dire datés et signés. Si ce sont des notes médicales, on doit pouvoir savoir qui les a rédigées. Assure-toi que c’est fait. Si le centre possède un dossier électronique, les accès doivent être personnels et via un login et mot de passe. On doit pouvoir voir qui a fait des modifications, quelles modifications, et quand. Sinon, il faut imprimer tous les comptes rendus et les faire dater et signer par l’investigateur.

Règle d’audit n°7 : Fais attention aux données récupérées dans le CRF

 MR001 (Octobre 2010, 1.2.3 page 7; 1.5.1 page 10)

Une erreur classique de certains ARC ou TEC: certaines données personnelles sont demandées dans les CRF rédigés par les promoteurs américains. Par exemple : la race et l’origine ethnique. Pour rappel, tu peux récupérer ce type de données uniquement si ton protocole le prévoit (pour une raison particulière, par exemple, pour mettre en évidence des différences entre les origines ethniques concernant l’efficacité du traitement) et que cela a été soumis et accepté par le CPP, que le patient est au courant via le consentement éclairé (c’est-à-dire qu’il y a bien une phrase expliquant au patient que ses origines ethniques vont être récupérées). Sinon, ne complète pas cette information au risque de récupérer des données non autorisées (MR001 – loi CNIL).

Règle d’audit n°8 : Note au dossier médical ou au classeur investigateur

Il est possible de faire des notes au dossier pour expliquer les déviations et les actions correctrices ou préventives mises en œuvre. Tu peux les utiliser pour expliquer qu’un document n’est pas à sa place et expliquer où il est localisé ou s’il est non applicable. Néanmoins, il ne faut pas trop en abuser.

Règle d’audit n°9 : En tant qu’ARC, simplifie la vie de l’auditeur !

Tu peux par exemple préparer un outil permettant de connaitre les différentes versions des documents applicables (consentements et protocole par exemple, et leur date d’approbation par l’ANSM ou le CPP.) Cela peut-être fastidieux à réaliser mais c’est un document qui te permettra de bien suivre ton étude et facilitera le travail de l’auditeur qui pourra s’y reporter si un point n’est pas clair.

Conclusion : L’audit est un plus, il va te permettre de t’améliorer tant du côté de l’ARC que du côté du TEC (l’investigateur et de son équipe). Si tu fais attention à tous ces points tout au long de l’étude, ton travail n’en sera que simplifié. Bon courage et bon audit !

Pharmaspecific réalise des prestations d’audit « Bonnes pratiques cliniques » pour ses clients, tu peux nous contacter si tu as ce type de besoin dans le cadre de ton projet clinique. Visite notre nouveau site en avant première en cliquant sur www.pharmaspecific.com

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How to prepare an audit without stress?

You just got the news: your center will be audited. You already feel the stress rising. When you are audited, you still have the impression of being judged; and this is from the side of the CRA as well as the side of the investigator and his team. The audit is nevertheless a continuous improvement tool because it allows taking stock in the present in order to identify weaknesses or non-compliant points. As CRA, you are there to help the center to prepare. The CSC is there to tidy the place before the big day 🙂

We will not return to the basics of GCP, you already know them, which is your profession. We will give you other tips for this day to pass without stress. To help you, we even noted the reference texts (Ah, they are nice the girls of Clinical Research Blog

Audit Rule n°1: An investigator workbook up to date

ICH GCP 4.9.4, ICH GCP 8.2.18

The investigator workbook contains all essential documents (protocol, investigator signature page, form FDA1572 up to date, Financial Disclosure signed for all participant doctors, followed letters available …). As CSC, you must make sure it is complete and up to date with all versions of documents. Indeed, this is one of the responsibilities of the investigator and, by delegation, yours. The CRA can help you by sending you the necessary documents and providing you with a list of applicable documents. Some CRAs are even super nice, they arrange it for you 🙂

Audit Rule n°2: Training certificates, CV and delegation form of « impeccable » tasks

ICH GCP 4.1.1, 4.1.3, 4.2.4

It is necessary that you make sure that all your investigators were trained in all versions of the applicable protocol, and study (e.g. at the establishment), that they all have a training certificate with minimum GCP. All team members must have had training appropriate to their task. For each training, a training certificate must be signed to document it. Do not forget, in clinical research, which is not written does not exist 😉

You can assure you that all CVs (dated and signed) of all team members are present (from the investigator, to the CSC, via the pathologist, biologist, technician, nurse, radiologist and pharmacist). Do not forget any team member. If they are involved in the study, then their CVs must be present.

You can also compare the CV and the list of task delegation. Every person on this list must have a CV available and a certificate of training in the study before starting work on the project. And above all, do not forget to put the lead investigator on the list  😉

Audit Rule n°3: The AE and SAE well documented and tidy

Decision of 24 November 2006 8.3.16

It is preferable that the connection between the study treatments and adverse events are properly reported in the medical record (« possible », « unbound », etc.) or at a minimum in a worksheet listing all adverse events. Indeed, any information found in the CRF should end up in the medical record and this one in particular. Its impact is very important for patient safety.

Think well to store all SAE forms and the sending evidence (fax or email). This is not because the form is completed that it was sent 🙂

Audit Rule n°4: The protocol deviations explained all

ICH GCP 4.5.1, 4.5.3; Decision of 24 November 2006 8.3.11

Any deviation to the protocol should be explained in the medical record. For example, in the case where patient’s compliance is not complete or tablets are missing. This type of deviation must be explained on the accounting sheet or in the patient’s medical record.

I recommend you to note what corrective and preventive actions have been taken to correct these deviations. The promoter should help the establishment of action and must also reform the centers, if necessary. As CRA, all additional training or information to the center should be documented to prove that the developer has followed the research as it should.

Audit rule n°5: Consents

Decision of 24 November 2006 4.8.8. 4.8.6.

If updated consents, the latest versions of consent must be signed by the patients in the study and that in time (during the visit following the reception of the new consent by the center) so they take knowledge of new safety information.

The method of obtaining consent must be reported in the medical record. The « modality » is how the doctor obtained informed consent. A simple sentence such as: « Consent signed today » to document obtaining consent is not sufficient. The ideas that should be found in the medical record are:

• The patient was able to ask all the questions he wanted,
• The patient has had the period of reflection that he needed to make his decision,
• The signing of the consent took place before any procedure of the study,
• A copy was given to the patient.

Audit Rule n°6: Electronic medical records and papers

FDA 21 CFR part 11

Medical reports must be validated by the investigator, that is to say, dated and signed. If they are medical notes, one should be able to know who wrote them. Make sure that it’s done. If the center has an electronic folder, the access should be personal and via a login and password. One must be able to see who has made changes, what changes and when. Otherwise, you must print all the records and make them signed and dated the investigator.

Audit Rule n°7: Be careful with the data collected in the CRF

MR001 (October 2010, 1.1.3 page 7; 1.5.1 page 10)

A common mistake of some CRAs or CSCs: some personal data requested in the CRF written by American promoters. For example: race and ethnicity. Remember, you can retrieve such data only if your protocol plans it (for a particular reason, for example, to highlight the differences between ethnicities about the effectiveness of treatment) and this has been submitted and accepted by the CPP, the patient is informed via the informed consent (that is to say that there is one sentence explaining to the patient that his ethnic origins will be recovered). Otherwise, do not complete this information at the risk of recovering unauthorized data (MR001 – CNIL law).

Audit rule n°8: Note to medical records or investigator workbook

You can make notes in the file to explain the deviations and corrective or preventive actions implemented. You can use them to explain that a document is not in its place and explain where it is located or if it is not applicable. However, it must not be too much abused.

Audit Rule n°9: As CRA, make easier the auditor life!

For example, you can prepare a tool to know the different versions of applicable documents (e.g. consents and protocol, and their date of approval by the ANSM or CPP.) This can be tedious to realize but it is a document that will allow you to follow your study and facilitate the work of the auditor who may refer to it if a point is not clear.

Conclusion: The audit is a plus; it will allow you to improve you both on the CRA side and CSC side (the investigator and his team). If you pay attention to all these points throughout the study, your work will be even easier. Good luck and good audit!

Pharmaspecific performs audit services « Good Clinical Practice » for its customers; you can contact us if you have such needs in the context of your clinical project. Be one of the first to visit our new site in clicking www.pharmaspecific.fr

 

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