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Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Les perdus de vue, ça n’existe pas !

Au cours d’un essai clinique, l’une des missions du TEC est de s’assurer du suivi des patients participants à l’étude. Cependant, il arrive qu’au cours de l’étude, des patients ne donnent plus de nouvelles au centre : on les appelle les « perdus de vue » (ou « drop out » en anglais).

Dans un essai, plus le nombre de perdus de vue est important, plus  les résultats seront imprécis. Alors, pour éviter toute perte d’informations qui pourrait mener à l’invalidation de l’essai, nous allons te fournir les meilleurs pistes pour retrouver ton patient : les perdus de vue, ça n’existe pas (ou presque) !

Si tu es TEC, explore ces différentes pistes avec le médecin investigateur.
Si tu es ARC et que ton investigateur et/ou le TEC t’informe qu’un patient est perdu de vue, suggère- leur d’explorer ces différentes pistes :

1. Appel téléphonique

En tant que TEC, tu dois tout mettre en œuvre pour que ton patient se présente à ses visites protocolaires. S’il ne s’y rend pas, essaye, dans un premier temps, de l’appeler pour savoir pourquoi il ne vient pas aux visites prévues.

S’il ne répond pas au téléphone, regarde bien dans le dossier s’il y figure le nom d’une personne de confiance ou d’un membre de la famille que tu pourrais contacter. Si le numéro de téléphone est incorrect, pense à utiliser les pages blanches pour essayer d’avoir un nouveau numéro ou pour tenter de contacter un membre de sa famille dans la même ville ou le même département.

2. Mairie

En regardant dans le dossier médical, tu peux trouver le lieu de naissance de ton patient. La mairie de résidence est en mesure de te dire si ton patient est éventuellement décédé. Tu peux donc contacter la mairie de la dernière ville de résidence connue de ton patient pour savoir s’il est vivant ou non. Si tu n’obtiens pas d’informations auprès de la dernière commune de résidence connue, tu peux essayer de contacter la commune de naissance.

Tu peux les contacter par un courrier « officiel » avec papier à entête du service, en y mettant toutes les informations utiles (noms et prénoms du patient, date de naissance, nom de l’investigateur, etc…). Cela leur permettra de retrouver facilement ton patient. Pour gagner du temps, n’hésite pas à pré-remplir ta lettre avec des propositions à cocher comme dans l’exemple ci-dessous.

EXEMPLE DE FORMULAIRE
Madame, Monsieur,

Nous sommes chargés au sein du service XXX du Pr XXXX de tenir à jour les dossiers des patients étant suivis en consultation de surveillance.
Nous aimerions savoir s’il est fait mention dans vos registres du décès de :
M XXX, né(e) le : XXX
Vous pouvez cochez ci-dessous l’item adéquat et nous retourner l’information à votre convenance :
□ décédé(e) – date du décès :   __/__/____
□ aucune mention de décès à ce jour

Sinon, tu peux en faire la demande directement en ligne sur les sites de certaines mairies ou via le formulaire sur : https://mdel.mon.service-public.fr/acte-etat-civil.html pour les citoyens français décédé en France ou sur : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/dali/index2.html pour les décès à l’étranger. En effet, toute personne peut faire la demande d’un acte de décès sans justification.

3. Les médecins généralistes et spécialistes (cabinet de ville)

En épluchant ton dossier médical, tu remarqueras qu’un certain nombre de praticiens ont déjà rencontré ton patient : des cardiologues, des médecins généralistes… Contacte-les tous par téléphone ou par courrier. Ils te donneront des informations précieuses. Tu pourras ainsi avoir des éléments pour retrouver ton patient.

EXEMPLE DE COURRIER
Cher Docteur,

Suite à notre discussion téléphonique concernant M. XXX né le XXX, participant à l’étude XXX, merci de nous fournir les informations suivantes : (adresse, n° de téléphone, date de la dernière consultation, décès, etc)

4. Laboratoires d’analyses médicales

En analysant bien ton dossier médical, tu peux également retrouver les différents laboratoires d’analyses où le patient a effectué ses examens. Tu peux contacter ces laboratoires afin d’avoir des informations sur le devenir de ton patient (a-t-il déménagé ? etc). Tu peux les appeler pour en discuter et comme pour la mairie et les médecins, adresse-leur un courrier pré-rempli, leur demandant la date du dernier examen effectué, ainsi que le médecin prescripteur de cet examen (tu pourras le contacter par la suite).

5. Ancien hôpital

Si ton patient a réalisé des examens dans un autre centre hospitalier, tu peux prendre contact avec cet hôpital. Essaye dans un premier temps d’appeler le service concerné afin de clarifier ta demande d’informations, puis envoie-leur un courrier résumant l’appel passé et le type d’informations dont tu as besoin. Profites-en pour leur demander le nom des différents médecins de ton patient, si tu ne l’as pas, ainsi que des informations au sujet du laboratoire d’analyses médicales dans lequel le patient a réalisé ses derniers bilans (nom du laboratoire, ville et téléphone si possible). Tu peux leur demander de te faxer ces informations afin de leur faciliter la tâche. Enfin, demande-leur la nouvelle adresse du patient.

EXEMPLE DE COURRIER
Pour une demande d’information:

Je suis technicien(ne) de recherche clinique, en charge notamment du suivi et de l’actualisation des dernières nouvelles de patients dont les dossiers ont été sélectionnés dans le cadre d’une recherche biomédicale sur XXX.

Suite à notre conversation, je me permets de vous demander de compléter les items suivants concernant  M XXX né le XXX.
– Adresse du patient : ……………………………………………………………
XXX

Demande de contact extérieur:
Madame, Monsieur,

Je suis technicien(ne) de recherche clinique, en charge notamment du suivi des patients ayant participé à une recherche biomédicale sur XXX.

Je vous remercie de bien vouloir nous fournir les informations suivantes pour M XXX né le XXX

• Médecin traitant (nom + ville) : ……………………………………………………………………………
• Dernier laboratoire d’analyses médicales du patient (nom + ville + tél si possible) :…………………
• Dernière adresse de résidence du patient : ………………………………………………………………

6. Anticiper

Sois à l’écoute de ton patient, certaines procédures dans le cadre des études cliniques sont parfois longues, et/ou douloureuses pour lui. Prends le temps de discuter avec ton patient, revois avec lui le but de l’étude, les bénéfices et les risques potentiels, ainsi que ce que cette étude pourrait apporter à d’autres malades, et à la Recherche. Partage le retour de ton patient avec ton investigateur. En comprenant mieux comment se sent ton patient, tu pourras mieux appréhender les sorties prématurées de l’étude et les perdus de vue.

En résumé, rechercher un patient perdu de vue s’apparente presque à mener une enquête. Cela est essentiel pour s’assurer du bien-être du patient et de l’exploitabilité de l’étude.

Pharmaspecific met à disposition des TEC pour les hôpitaux publics et privés, tu peux te rendre directement sur notre site pour plus d’informations.

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Drop outs, don’t exist!

During a clinical trial, one of Site Study missions is to ensure the monitoring of patients participating in the study. However, it happens that during the study, patients do not give any news to the center: they are called the « Drop outs » (or « Perdus de vues » in French).

In a trial, the more those drop outs’ number is important, the greater the results will be inaccurate. So to avoid loss of information that could lead to trial invalidation, we will provide you the best ways to find out your patient: drop outs, don’t exist!
If you are Site Study Coordinator, explore these different tracks with the investigator.
If you’re CRA and your investigator and / or Site Study Coordinator informs you that a patient dropped out, suggest them to explore these different tracks:

1. Phone call

As a Site Study Coordinator, you have to make the necessary for your patient to return to his formal visits. If he does not, try at first, to call him to find out why he does not come to the planned visits.

If he does not pick up the phone, see in the folder may be there are names of people close to the patient or a family member you could contact. If the phone number is incorrect, think to use the white pages to try to get a new number or attempt to contact a family member in the same city or in the same department.

2. Town hall

By checking in the medical record, you may find your patient birthplace. The town hall of residence is able to tell you if your patient is possibly died. So you can contact your patient last known residence city Town Hall  whether he is alive or not. If you do not get information from the last known common residence, you can try to contact his birth municipality.
Or you can contact them by an « official » letter, including necessary information (patient Last name and first name, date of birth,investigator name, etc…). This will allow them to find your patient easily. To save time, do not hesitate to pre-fill your letter with the suggestion below.

Madam, Sir,

We are responsible in the XXX service of Professor XXXX to update patient files being monitored in consultation supervision.
We would like to know if he is mentioned in your death records:
Mr. XXX, born on: XXX
You can select below the appropriate item and return the information to your liking:
□ deceased – date of death: __ / __ / ____
□ not declared death to date

Otherwise, you can make a request directly online on some town halls websites or via the form on: https://mdel.mon.service-public.fr/acte-etat-civil.html for french citizens who died in France or on https://pastel.diplomatie.gouv.fr/dali/index2.html for death abroad. It is to be noticed that anyone can apply for a death certificate without justifying.

3. General practitioners and specialists (city surgery)

By going through your medical record, you will notice that a number of practitioners have already met your patient: cardiologists, general practitioners… Contact them all by phone or mail. They will give you valuable information. You could well have elements to find your patient.
EXAMPLE OF MAIL

Dear Doctor,
Following our phone call about Mr. XXX born on XXX, participating in the XXX study, would it be possible for you to provide us with the following information: (address, telephone number, last visit date, death, etc.)

4. Medical analysis laboratories

By well analyzing your medical record, you can also find various analysis laboratories where the patient completed his tests. You can also contact these laboratories to have information on the fate of your patient (did he move? etc.) You can contact them by phone to ask them  further information as you may have done with the town hall and doctors, contact them in a pre-filled mail, asking them the date of the last review and the doctor who prescribe this trial (you will be able to contact him after that).

5. Former hospital

If your patient has done tests in another hospital, you can contact the hospital. Try at first to call the concerned service in order to clarify your information request, and then send them a letter summarizing the discussion on the call made and the type of information you need. Use the opportunity to ask for the name of the patient’s doctor if you do not have it yet. Ask as well information about the medical laboratory where the patient has made his last health checks (laboratory name, city and phone if possible). You may ask them to fax this information to lighten their task. Finally, ask them the patient new address.

EXAMPLE of MAIL

To information request

I am clinical research technician, in charge of monitoring and updating the patients latest news whose records were selected as part of a clinical research on XXX.

Further to our conversation, may I ask you to complete the following items on Mr. XXX born on XXX.

– Patient Address: ……………………………………………………………

XXX
External Contact request

Madam, Sir,

I am clinical research technician, in charge of patients monitoring on XXX clinical research.

Could you provide us with the following information for Mr. XXX born on XXX

• Doctor (name + city): …………………………………….
• Last patient’s medical test laboratory (name + city + phone if possible): …..
• Last patient’s home address: ……………………………………………………………

6. Anticipate

Be attentive to your patient, certain procedures in the clinical studies are sometimes long, and / or painful for him. Take time to talk with your patient, review with him the study purpose, the potential benefits and risks, and what this study could provide to other patients, and to the Research. Transmit this information to your investigator. Understanding your patient feelings better, you may apprehend the early exits of the study and possible drop outs.

To sum up, drop outs research is almost similar to investigate. This is essential to ensure the patient well-being and study operability.

Pharmaspecific provides Study Coordinators for public and private hospitals, you can directly visit our website for further information.

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Also, visit Pharmaspecific website :  http://www.pharmaspecific.fr and discover our activities.

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