Comment motiver une équipe d’ARC ?

Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

En tant que chef de projet, tu es responsable du suivi de l’avancement de tes études cliniques. Tu es donc amené à manager de façon transversale différents intervenants afin de fournir un travail de qualité dans les délais prévus.

Cependant, il peut arriver que ton équipe ne soit pas motivée et que la qualité ou la quantité de travail fourni en soit affectée. Projet contraignant ou difficile, promoteur exigeant, centre désagréable, charge de travail importante ou simplement manque d’intérêt pour le projet, les causes peuvent être variées. Quoi qu’il en soit, tu vas devoir trouver le moyen de motiver tes collaborateurs afin que ton projet avance dans les meilleures conditions possibles.

Identifier les facteurs de motivation

Avant de débuter, réfléchis à des situations dans lesquelles tu étais particulièrement motivé. Pourquoi l’étais-tu ? Nous ne sommes pas tous égaux face aux tâches que nous avons à accomplir, certains aiment les challenges, d’autres préfèrent réaliser des tâches qu’ils maîtrisent, certains travaillent mieux sous pression, d’autres préfèrent avoir tout leur temps, … Cependant, un psychologue américain, Fréfdéric Herzberg, a identifié des leviers permettant de motiver ses collaborateurs quel que soit leur profil :

Certains éléments relatifs aux conditions de travail sont des facteurs qui, quand ils sont insuffisants, sont source de démotivation, mais, ne constituent pas une source de motivation supplémentaire quand ils sont supérieurs à la moyenne. Ces facteurs sont dits environnementaux et concernent : les conditions de travail, la politique de l’entreprise, les relations avec la hiérarchie, la relation avec l’équipe, l’ambiance de travail, la rémunération, … En tant que chef de projet, tu n’as pas forcément d’impact direct sur ces facteurs, et ce n’est pas grave, car ce ne sont pas ces facteurs qui vont motiver tes collaborateurs. Ils vont apaiser pour un moment, mais ils n’auront pas un grand impact sur la qualité ou la quantité de travail fourni sur ton projet.

D’autres éléments, appelés facteurs de motivation sont relatifs à l’épanouissement personnel, et suscitent la motivation. Ces facteurs sont l’accomplissement de soi, la reconnaissance, l’intérêt pour les activités, la responsabilité, l’évolution, …  Ce sont ces facteurs qu’il faut prendre en compte et en tant que chef de projet, tu dois y être attentif afin d’inciter tes ARCs à fournir le meilleur d’eux-mêmes.

Montrer des signes de reconnaissances

Nous avons vu que les facteurs de motivation concernent l’accomplissement de soi. Il faut donc valoriser les collaborateurs. Pour cela, penses à les complimenter, même quand ils n’ont pas effectué de performance exceptionnelle, même pour des tâches que tu considères comme normales, même quand le travail effectué nécessite des corrections. Ce n’est pas toujours facile d’appliquer cela au quotidien. Tu te sentiras peut-être maladroit au début. Mais quelques mots de remerciement et d’encouragement peuvent avoir un impact important et donner envie à ton collaborateur de se dépasser. Evidemment, le compliment doit être sincère et fondé sur des faits, tu ne vas pas inventer des points positifs alors que tu n’en trouves pas ! Par exemple, un ARC a écrit un rapport, bien rédigé en anglais, cependant, certaines informations sont manquantes. Au lieu de simplement lui envoyer son rapport pour correction, tu peux commencer par lui dire que son rapport est bien écrit.

Cependant, il arrive que le travail ne soit pas conforme à tes attentes. Dans ce cas, il faudra en discuter avec la personne. Attention, ne formule pas de remarques négatives sur elle mais toujours sur son travail. Par exemple, ne dis pas « Tu es vraiment brouillon ! » mais dis plutôt : « J’ai trouvé que le rapport que tu m’as fourni était brouillon, je n’arrive pas à comprendre où tu voulais en venir, peux-tu, s’il te plaît, le revoir ? ». N’oublie pas de lui donner des pistes pour s’améliorer si nécessaire. >

Mesurer l’évolution

Il est difficile de mettre en avant une évolution si celle n’est pas documentée. Pour cela, penses à mettre en place des objectifs quantifiables et clairement définis afin de donner un but à ton équipe et de mesurer l’évolution. Cette évolution pourra par la suite être mise en avant. Voici quelques exemples d’objectifs : monitorer xx visites lors d’une visite sur site, rendre un rapport sans qu’il n’y ait de demande de correction majeure, faire en sorte que toutes les queries soient résolues au plus xx jours après leur ouverture, faire en sorte que le centre inclue XX patients, … Ne surcharge pas tes ARCs d’objectifs au risque que ton équipe soit dans l’incapacité de tous les tenir. En général, il est conseillé de ne pas dépasser trois objectifs. A toi d’identifier les domaines qui nécessitent un suivi particulier ou une amélioration. Attention, l’objectif ne doit ni être trop ambitieux, ce qui aurait l’effet inverse de celui que tu recherches, ni trop faible, ce qui ne permettrait pas aux ARCs de s’améliorer.

Il est très important de présenter ces objectifs lors d’une réunion d’équipe. Pense à expliquer pourquoi tu mets en place ces objectifs et les conséquences s’ils sont tenus ou non-tenus. Afin que ces objectifs ne soient pas subis, penses à demander l’avis de ton équipe : sont-ils tenables dans la pratique ? et soit ouvert à la discussion. Fais un point régulier (le moment doit également être défini à l’avance) et envoie un compte-rendu lors d’une réunion d’équipe et par écrit afin que tes collaborateurs puissent se rendre compte de leur évolution ou de leurs lacunes. Félicite quand c’est approprié et proposes un entretien individuel avec l’ARC en cas de lacunes. Durant cet entretien, demandes lui pourquoi les objectifs n’ont pas été tenus et ce qu’il propose pour qu’ils soient tenus à la prochaine échéance. Tu peux évidemment l’aiguiller en proposant des solutions, mais soit toujours à l’écoute de ses propositions.

Autonomiser ses collaborateurs  

Dans le domaine de la recherche clinique, il y a souvent beaucoup de procédures, ce qui laisse peu de place à la créativité et aux initiatives. Cependant, tu peux tout de même jouer sur ce facteur qui peut favoriser la motivation de ton équipe. Attention, autonomie ne signifie pas laisser faire. Suis bien les actions de ton ARC et assures toi qu’elles sont appropriées, notamment si ton ARC a peu d’expérience. Définies les situations pour lesquelles tu dois impérativement être informé rapidement. En effet, certaines situations peuvent être dangereuses pour les participants au projet ou sur la validité des données, ces situations doivent être impérativement notifiées au plus vite (suspicions de fraude, évènement indésirable grave non déclarés, …)

Voici quelques pistes : tu peux impliquer les ARCs lors de la préparation des modes opératoires relatifs à l’étude et de la rédaction du guide de monitoring. Demande-leur s’ils ont des commentaires afin d’améliorer ces documents. Si des difficultés sont rencontrées, demandes leur s’ils ont des idées pour résoudre ce problème. Evidemment, la décision te reviendra à la fin, mais fait preuve d’écoute. En plus de permettre aux plus créatifs de s’exprimer, cela te permettra d’identifier des solutions auxquelles tu n’avais pas pensé.

Enfin, propose-leur les outils afin de permettre leur propre autonomie : tu peux par exemple préparer une Foire aux Questions (FAQ) afin de documenter les questions souvent posées. Cependant, ne sois pas trop présent, laisse-les s’organiser comme ils l’entendent, laisse-les préparer leurs propres outils de monitoring (si leur charge de travail le permet). Evidemment, en cas de dysfonctionnement, il peut arriver que tu doives mettre en place un management plus directif afin de résoudre un problème rapidement.

Voici quelques pistes en vue de motiver ton équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes sur ton projet. Ce n’est pas facile, mais la mise en place de ces solutions rendra peut-être le travail moins contraignant pour ton équipe et aussi pour toi-même. Un dernier conseil, entretien ta propre motivation. Il peut être très difficile, qu’en plus d’un projet inintéressant, ton équipe soit complètement désengagée. Cependant, si tu montres à ton équipe, que même toi, tu n’y crois pas, ils n’auront donc aucune raison de s’impliquer pour cette étude. Reste enthousiaste quand tu t’adresses aux ARCs montre leur que tu crois au projet et que tu crois en eux.

Pour aller plus loin :

Comment manager une équipe d’ARCs

Les 10 commandements du chef de projet clinique


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