Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

 Tu es Chef de projet clinique ou ARC coordinateur junior ou expérimenté ? Je te donne ici quelques pistes pour avoir un management de projet efficace.

Le management de projet clinique consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d’une étude clinique, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts et les délais. Tu trouveras ci-dessous les 10 commandements du chef de projet clinique.

La “dream team”! (L’équipe de rêve!)

1. Des objectifs clairs, tu définiras

Tu définiras des objectifs clairs à ton équipe c’est-à-dire des buts à atteindre qui seront mesurables (c’est-à-dire chiffrés).

2. L’étude, tu planifieras

Tu planifieras ton étude et tu distribueras cette planification à ton équipe. Tu indiqueras sur cette planification :

• L’échelle de temps. Tu sépareras ta planification en plusieurs périodes (par exemple, tous les 3 mois) afin d’avoir un document lisible pour ton équipe.
• Toutes les tâches à réaliser pour faire avancer le projet.
• Le nom des personnes responsables de ces tâches. Chaque membre de l’équipe (y compris l’assistante, le data manager, le statisticien …) verra ainsi ses propres responsabilités et celle des autres (même celles du chef de projet). Le but sera d’avoir une transparence sur la gestion du projet. Cela augmentera la cohésion du groupe et permettra à tous d’évaluer les priorités et l’impact de chacun des membres de l’équipe sur le projet.
• Les indicateurs d’avancement de l’étude. Exemple d’indicateur d’avancement : 70% de CRFs monitorés, 3 mois avant la fermeture de base; 80% de CRFs monitorés, 2 mois avant la fermeture de base; 90% de CRFs monitorés, 1 mois avant la fermeture de base; 100% de CRFs monitorés, 15 jours avant la fermeture de base.
• Les contrôles qualité mis en place pour le projet. Par exemple, la vérification du % de CRF monitorés, tous les mois.

Cette planification pourra être mise à jour tous les mois et permettra de suivre et présenter l’avancement du projet lors des réunions d’équipe.

3. Un plan de management des risques, tu créeras

Tu créeras un plan de management des risques qui pourra évoluer en fonction du temps. Tu y centraliseras tous les risques possibles pour ton projet, leur impact possible sur ton projet, la probabilité de survenue de ces risques, les actions préventives que tu mettras en œuvre au cas où ces risques arriveraient et leur évolution au moment de l’écriture du plan de management des risques. Il faut essayer de prévoir tous les risques (par exemple : l’absence d’un collaborateur, la défaillance d’un sous-traitant, le manque d’inclusion …). En ayant fait ce travail, tu pallieras plus facilement à toutes sortes de problèmes car tu y auras réfléchis en amont.

4. Le style de management adéquat, tu appliqueras

Il existe 4 styles de management. Aucun style de management n’est meilleur qu’un autre. Les styles de management sont plus ou moins bien adaptés à un collaborateur, dans une situation donnée. Tu devras adapter ton style de management en fonction des membres de ton équipe, de leur autonomie et des situations qu’ils traversent.

Les 4 styles de management :

Le style directif : Commander et organiser.

• Ton attitude : Tu es ferme et tu surveilles de près les résultats.
• L’avantage : Cela permet d’obtenir un résultat immédiat.
• Le risque : Tes collaborateurs peuvent développer l’attentisme et cela peut démobiliser les personnes de bonne volonté.

Le style persuasif : Expliquer et convaincre.

• Ton attitude : Tu écoutes les avis et les suggestions, tout en prenant les décisions et en les expliquant à ton équipe.
• L’avantage : Cela permet de souder l’équipe, de donner de la motivation pour le projet
• Le risque: Ce style risque tout de même de freiner l’autonomie et l’esprit d’initiative car tu continues à prendre toutes les décisions.

Le style participatif : Associer et dialoguer.

• Ton attitude : Tu joues le rôle d’arbitre, tu partages les décisions et les idées, tu écoutes et négocies.
• L’avantage : Tu développes le sentiment d’appartenance à l’équipe.
• Le risque : Certains collaborateurs, qui ont besoin d’être cadrés, se sentiront dépassés.

Le style délégatif : Déléguer et suivre

• Ton attitude : Tu laisses presque totalement l’initiative, tu valides les solutions proposées, tu aides ponctuellement et évalues périodiquement.
• L’avantage : tu te libères de certaines tâches, cela motive ton collaborateur et accroît son expérience.
• Le risque : Tu ne connaitras pas les difficultés réelles de ton collaborateur, ce qui peut mener à l’échec.

Sources : Wikipédia, les 4 styles de management.

5. Ton équipe, tu responsabiliseras et de l’autonomie, tu leur donneras

Tu devras faire comprendre à ton équipe ce que tu attends et en quoi c’est important pour eux et pour toi. Tu peux par exemple reformuler et faire reformuler pour t’assurer que ta demande a bien été comprise. En effet, la même phrase ne sera pas comprise de la même manière entre différentes personnes.

Tu t’assureras que la responsabilité ou la mission est bien adaptée aux compétences de ton collaborateur. Tu l’assisteras dans les difficultés et tu feras des contrôles réguliers pour vérifier que les objectifs sont atteints.

Tu devras avoir confiance en ton équipe et ne tu ne baisseras pas les bras s’ils font des d’erreurs.

Tu féliciteras les réussites car c’est encourageant !

6. A ton équipe, tu délègueras

Tu devras choisir un collaborateur capable d’accomplir la tâche à déléguer et tu communiqueras clairement la nature de la tâche. Tu devras insister sur le résultat à obtenir, l’importance de la tâche et le délai pour la réaliser. Toute l’équipe devra être informée de la tâche déléguée, de l’autorité déléguée et de la nouvelle responsabilité de ton collaborateur afin de lui donner de la légitimité. Cela permettra d’éviter les confusions et les contestations.

Tu ne délégueras pas uniquement les tâches inintéressantes car tu prendras le risque de démotiver ton équipe. Tu ne donneras pas trop de responsabilités en même temps et surtout pas au dernier moment …

7. Du contrôle qualité, tu feras

Tu effectueras impérativement un contrôle qualité sur ton projet (pas plus de 3 à 4 niveaux de contrôle. Par exemple : les inclusions, les CRFs, les déviations, le TMF) et tu t’engageras sur la fréquence et le contenu de ton contrôle auprès de ton équipe. Les résultats de ces contrôles seront discutés et présentés à l’écrit en réunion mensuelle d’équipe.

Tu demanderas à ton équipe d’effectuer un autocontrôle qualité sur leur travail, qu’ils te communiqueront (par exemple : Le temps passé sur site, La transmission des rapports de monitoring).

Tu effectueras ton propre autocontrôle qualité que tu communiqueras à ton équipe. Il y aura également une transparence sur ton travail de chef de projet (Par exemple : respect du planning des réunions projet, réalisation des contrôles qualité).

8. Des réunions projet, tu organiseras

Avant chaque réunion, tu enverras un planning que tu suivras. Les réunions ne devront pas durer plus d’1h30 au risque de perdre ton auditoire.

Au cours de ces réunions, tu discuteras des objectifs précis, des priorités, de l’organisation, des freins éventuels des membres de l’équipe ou des intervenants extérieurs sur le projet et des contrôles qualité réalisés ou à réaliser.

9. Un tableau de bord, tu créeras

Le tableau de bord permettra de communiquer des résultats concernant l’avancement du projet à l’équipe et au supérieur hiérarchique. Il devra être visuel (courbe) et contenir toujours le même type d’informations afin de pouvoir apprécier l’évolution du projet. Il tiendra en une seule page pour résumer les informations essentielles. On y mettra de la couleur, pour indiquer si l’indicateur d’avancement est bon ou pas.

10. Le budget, tu suivras

Pour suivre ton budget, tu utiliseras le cahier des charges, le devis ou le contrat de ton projet. Tu prépareras un tableau d’avancement du budget et tu suivras mensuellement l’avancer de la consommation du budget.

La relation humaine est une composante importante de la gestion d’une équipe projet. Il n’y a bien entendu pas de recette secrète pour gérer l’humain. Pour réussir au mieux dans le métier de chef de projet clinique, il faut communiquer le plus possible avec son équipe et avec les intervenants extérieurs pour avancer ensemble dans la même direction.

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