Les 10 commandements du chef de projet clinique

Article rédigé par la Société Pharmaspecific, spécialiste en recherche clinique

Les 10 commandements du chef de projet clinique

 Tu es Chef de projet clinique ou ARC coordinateur junior ou expérimenté ? Je te donne ici quelques pistes pour avoir un management de projet efficace.

Le management de projet clinique consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d’une étude clinique, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts et les délais. Tu trouveras ci-dessous les 10 commandements du chef de projet clinique.

iStock_000004854877Medium

La “dream team”! (L’équipe de rêve!)

1. Des objectifs clairs, tu définiras

Tu définiras des objectifs clairs à ton équipe c’est-à-dire des buts à atteindre qui seront mesurables (c’est-à-dire chiffrés).

2. L’étude, tu planifieras

Tu planifieras ton étude et tu distribueras cette planification à ton équipe. Tu indiqueras sur cette planification :

  • L’échelle de temps. Tu sépareras ta planification en plusieurs périodes (par exemple, tous les 3 mois) afin d’avoir un document lisible pour ton équipe.
  • Toutes les tâches à réaliser pour faire avancer le projet.
  • Le nom des personnes responsables de ces tâches. Chaque membre de l’équipe (y compris l’assistante, le data manager, le statisticien …) verra ainsi ses propres responsabilités et celle des autres (même celles du chef de projet). Le but sera d’avoir une transparence sur la gestion du projet. Cela augmentera la cohésion du groupe et permettra à tous d’évaluer les priorités et l’impact de chacun des membres de l’équipe sur le projet.
  • Les indicateurs d’avancement de l’étude. Exemple d’indicateur d’avancement : 70% de CRFs monitorés, 3 mois avant la fermeture de base; 80% de CRFs monitorés, 2 mois avant la fermeture de base; 90% de CRFs monitorés, 1 mois avant la fermeture de base; 100% de CRFs monitorés, 15 jours avant la fermeture de base.
  • Les contrôles qualité mis en place pour le projet. Par exemple, la vérification du % de CRF monitorés, tous les mois.

Cette planification pourra être mise à jour tous les mois et permettra de suivre et présenter l’avancement du projet lors des réunions d’équipe.

3. Un plan de management des risques, tu créeras

Tu créeras un plan de management des risques qui pourra évoluer en fonction du temps. Tu y centraliseras tous les risques possibles pour ton projet, leur impact possible sur ton projet, la probabilité de survenue de ces risques, les actions préventives que tu mettras en œuvre au cas où ces risques arriveraient et leur évolution au moment de l’écriture du plan de management des risques. Il faut essayer de prévoir tous les risques (par exemple : l’absence d’un collaborateur, la défaillance d’un sous-traitant, le manque d’inclusion …). En ayant fait ce travail, tu pallieras plus facilement à toutes sortes de problèmes car tu y auras réfléchis en amont.

4. Le style de management adéquat, tu appliqueras

Il existe 4 styles de management. Aucun style de management n’est meilleur qu’un autre. Les styles de management sont plus ou moins bien adaptés à un collaborateur, dans une situation donnée. Tu devras adapter ton style de management en fonction des membres de ton équipe, de leur autonomie et des situations qu’ils traversent.

Les 4 styles de management :

Image1

Le style directif : Commander et organiser.

  • Ton attitude : Tu es ferme et tu surveilles de près les résultats.
  • L’avantage : Cela permet d’obtenir un résultat immédiat.
  • Le risque : Tes collaborateurs peuvent développer l’attentisme et cela peut démobiliser les personnes de bonne volonté.

Le style persuasif : Expliquer et convaincre.

  • Ton attitude : Tu écoutes les avis et les suggestions, tout en prenant les décisions et en les expliquant à ton équipe.
  • L’avantage : Cela permet de souder l’équipe, de donner de la motivation pour le projet
  • Le risque: Ce style risque tout de même de freiner l’autonomie et l’esprit d’initiative car tu continues à prendre toutes les décisions.

Le style participatif : Associer et dialoguer.

  • Ton attitude : Tu joues le rôle d’arbitre, tu partages les décisions et les idées, tu écoutes et négocies.
  • L’avantage : Tu développes le sentiment d’appartenance à l’équipe.
  • Le risque : Certains collaborateurs, qui ont besoin d’être cadrés, se sentiront dépassés.

Le style délégatif : Déléguer et suivre

  • Ton attitude : Tu laisses presque totalement l’initiative, tu valides les solutions proposées, tu aides ponctuellement et évalues périodiquement.
  • L’avantage : tu te libères de certaines tâches, cela motive ton collaborateur et accroît son expérience.
  • Le risque : Tu ne connaitras pas les difficultés réelles de ton collaborateur, ce qui peut mener à l’échec.

Sources : Wikipédia, les 4 styles de management.

5. Ton équipe, tu responsabiliseras et de l’autonomie, tu leur donneras

Tu devras faire comprendre à ton équipe ce que tu attends et en quoi c’est important pour eux et pour toi. Tu peux par exemple reformuler et faire reformuler pour t’assurer que ta demande a bien été comprise. En effet, la même phrase ne sera pas comprise de la même manière entre différentes personnes.

Tu t’assureras que la responsabilité ou la mission est bien adaptée aux compétences de ton collaborateur. Tu l’assisteras dans les difficultés et tu feras des contrôles réguliers pour vérifier que les objectifs sont atteints.

Tu devras avoir confiance en ton équipe et ne tu ne baisseras pas les bras s’ils font des d’erreurs.

Tu féliciteras les réussites car c’est encourageant !

6. A ton équipe, tu délègueras

Tu devras choisir un collaborateur capable d’accomplir la tâche à déléguer et tu communiqueras clairement la nature de la tâche. Tu devras insister sur le résultat à obtenir, l’importance de la tâche et le délai pour la réaliser. Toute l’équipe devra être informée de la tâche déléguée, de l’autorité déléguée et de la nouvelle responsabilité de ton collaborateur afin de lui donner de la légitimité. Cela permettra d’éviter les confusions et les contestations.

Tu ne délégueras pas uniquement les tâches inintéressantes car tu prendras le risque de démotiver ton équipe. Tu ne donneras pas trop de responsabilités en même temps et surtout pas au dernier moment …

7. Du contrôle qualité, tu feras

Tu effectueras impérativement un contrôle qualité sur ton projet (pas plus de 3 à 4 niveaux de contrôle. Par exemple : les inclusions, les CRFs, les déviations, le TMF) et tu t’engageras sur la fréquence et le contenu de ton contrôle auprès de ton équipe. Les résultats de ces contrôles seront discutés et présentés à l’écrit en réunion mensuelle d’équipe.

Tu demanderas à ton équipe d’effectuer un autocontrôle qualité sur leur travail, qu’ils te communiqueront (par exemple : Le temps passé sur site, La transmission des rapports de monitoring).

Tu effectueras ton propre autocontrôle qualité que tu communiqueras à ton équipe. Il y aura également une transparence sur ton travail de chef de projet (Par exemple : respect du planning des réunions projet, réalisation des contrôles qualité).

8. Des réunions projet, tu organiseras

Avant chaque réunion, tu enverras un planning que tu suivras. Les réunions ne devront pas durer plus d’1h30 au risque de perdre ton auditoire.

Au cours de ces réunions, tu discuteras des objectifs précis, des priorités, de l’organisation, des freins éventuels des membres de l’équipe ou des intervenants extérieurs sur le projet et des contrôles qualité réalisés ou à réaliser.

9. Un tableau de bord, tu créeras

Le tableau de bord permettra de communiquer des résultats concernant l’avancement du projet à l’équipe et au supérieur hiérarchique. Il devra être visuel (courbe) et contenir toujours le même type d’informations afin de pouvoir apprécier l’évolution du projet. Il tiendra en une seule page pour résumer les informations essentielles. On y mettra de la couleur, pour indiquer si l’indicateur d’avancement est bon ou pas.

10. Le budget, tu suivras

Pour suivre ton budget, tu utiliseras le cahier des charges, le devis ou le contrat de ton projet. Tu prépareras un tableau d’avancement du budget et tu suivras mensuellement l’avancer de la consommation du budget.

La relation humaine est une composante importante de la gestion d’une équipe projet. Il n’y a bien entendu pas de recette secrète pour gérer l’humain. Pour réussir au mieux dans le métier de chef de projet clinique, il faut communiquer le plus possible avec son équipe et avec les intervenants extérieurs pour avancer ensemble dans la même direction.

Visite également le site internet de Pharmaspecific, www.pharmaspecific.com et découvre nos activités.

Si tu as aimé cet article, je te remercie de « liker » ou de partager avec tes collègues et amis attachés de recherche clinique et chefs de projet. Tu peux te rendre sur la page Facebook du « blog de la recherche clinique » et de “Pharmaspecific” et cliquer sur « j’aime » pour nous soutenir. Tu peux également t’inscrire à la newsletter du blog, nous t’informerons des nouveaux articles dès qu’ils seront postés.

Pour en savoir plus sur la recherche clinique, je te recommande le mémento de la recherche biomédicale :


Vous avez besoin d’une prestation en recherche clinique? contactez PHARMASPECIFIC en vous rendant sur notre site en cliquant ici : https://pharmaspecific.com/devis

Si tu as des questions sur le métier d’attaché de recherche clinique ou sur une carrière dans la recherche clinique, tu peux la mettre dans les commentaires ci-dessous. Nous te répondrons dans les plus brefs délais.

Si tu veux être coaché, si tu veux une réponse personnalisée à tes questions ou être en contact avec d’autres professionnels de la recherche clinique, tu peux te rendre sur https://pharmaspecific-training.com/

Merci d'avoir lu cet article!

Pour aller plus loin, tu peux recevoir gratuitement tes guides

"Comment se former et trouver un emploi d'ARC?"

"Menez une étude clinique au succès"

ebooks_2018_photo.PNG
Recherches utilisés pour trouver cet article :chef de projet clinique,chef de projet recherche clinique,projet de fermeture clinique,importance du TMF en recherche clinique,les 10 commandements du chef,DIU chef de projet clinique,que est un chef de projet clinique,tmf clinique,livre sur chef de projet en recherche clinique,TMF en recherche clinique

Vanessa Montanari

Je suis Vanessa Montanari, attachée de recherche clinique, chef de projet et dirigeante, depuis 6 ans, de Pharmaspecific, ma propre société de prestation de services, en recherche clinique. www.pharmaspecific.fr

More Posts

15 réflexions au sujet de « Les 10 commandements du chef de projet clinique »

  1. Florence

    Bonsoir Vanessa,

    Merci pour cet article qui décrit bien les missions d’un chef de projet qu’il soit clinique ou autre.
    Au plaisir de suivre ton blog.

    Cordialement

    Florence

    Répondre
  2. Anonyme

    Coucou Vanessa! Tres bon article, qui décrit bien les tâches du chef de projet.

    J’ajouterai quelques spécificités du “PM” en CRO: faire, mensuellement des projections d’activités sur 3 mois minimum (et jusqu’à la fin de l’étude!) afin de fournir au upper Management les besoins en ressources (ARCs notamment! ), et les revenus associés… et declarer les activités du mois passé pour savoir les revenus réellement gagnés ! Les PM ont une grande responsabilité à ce niveau en CRO. Ca c’est pour la face “interne”, côté Sponsor le PM est le garant des bonnes relations, selon moi la communication est un point clé pour assurer une bonne conduite de l’étude, le PM doit être à l’ecoute du Sponsor, pour cerner au mieux ses attentes et être capable d’anticiper ses attentes, pour être toujours proactif!

    Concernant le tableau de bord, les Sponsors apprécient souvent que celui ci soit intégré dans un “rapport mensuel d’avancement de l’étude”, qui incluera aussi: statut du budget, avancement au niveau opérations cliniques, data management, et autres activites de l’etude (safety, statistiques…), recrutement patients, gestion des risques et problèmes rencontrés …

    Autre outil tres utile: un tracker des actions/decisions à maintenir tout au long de l’etude pour documenter les problèmes et actions en attentes (utile d’un meeting à un autre), cela peut servir en début de réunion notamment pour savoir où en sont les actions qui étaient en attente !

    Voila voilà!

    Merci encore.

    Répondre
    1. Vanessa Montanari Auteur de l’article

      Merci pour ces commentaires qui complètent très bien l’article. Il fallait faire tenir l’article en 10 commandements 🙂
      Je l’ai un peu écourté 😉
      Si tu as un sujet qui te tiens à cœur sur le métier de chef de projet et que tu veux le partager en écrivant un article, tiens moi au courant.
      A bientôt,

      Vanessa

      Répondre
  3. Fanny

    Bonjour Vanessa,

    Super article! Pourriez-vous me faire parvenir les différents modèles que vous avez pour la planification des tâches, le plan de management des risques, suivi du budget, tableau de bord… Je suis un tout nouveau chef de projet dans une toute petite entreprise et tous ces modèles seront les bienvenus!
    Merci par avance,

    Bien cordialement
    Fanny

    Répondre
    1. Khadija

      Bonjour Vanessa,

      Merci mille fois pour ce très bon article, quelle superbe initiative d’aider l’ensemble des personnes travaillant en recherche clinique et super travail pour expliquer avec clarte toutes les finalités et astuces du metier. Cela fait plaisir de voir un site comme celui-là où les informations sont en français avec differents sujets traités tout aussi interessants les uns que les autres. On se sent tout de suite très rasssurés. Je serais aussi interessée par les différents modèles que vous avez pour la planification des tâches, suivi du budget, tableau de bord, plan de management des risques etc…pourriez-vous me les faire parvenir?

      Un grand merci par avance et encore BRAVO pour votre énorme contribution au service de tous.

      Bien Cordialement
      Khadija

      Répondre
      1. Vanessa Montanari Auteur de l’article

        Bonjour Khadija,

        Je vous remercie de ce retour. Afin de simplifier les choses, je posterai un article en privé, dans les prochaines semaines, uniquement pour toutes les personnes abonnées au blog. Vous pourrez ainsi voir à quoi ressemble ces outils.

        Merci et à bientôt,

        Vanessa

        Répondre
        1. Khadija

          Bonsoir Vanessa,

          merci de continuer à faire vivre ce blog avec des sujets toujours aussi interessants les uns que les autres. je me permets juste de revenir par rapport à votre e-mail concernant les outils de management que vous utilisez pour la gestion de projet. je n’ai rien trouvé pour le moment concernant l’article à poster en privé faisant suite à votre réponse à ma question en date du 7 avril.

          Merci d’avance et à bientôt.

          Bien cordialement
          Khadija

          Répondre
          1. Vanessa Montanari Auteur de l’article

            Bonsoir Khadija,

            Nous allons nous en occuper avant la rentrée. Merci de votre patience et bonne semaine!

            Vanessa

            Répondre
  4. Betton

    Bonjour Vanessa,

    J’ai vraiment aimé cet article. Je suis aussi intéressée par un modèle de document pour la planification des tâches. Pourriez-vous me le faire parvenir. Si vous avez d’autres modèles pour la création du plan de management des risques, du tableau de bord et le suivi du budget; je suis preneuse.

    Bien cordialement
    Angélique

    Répondre
    1. Vanessa Montanari Auteur de l’article

      Bonjour angélique,

      Je t’envoies des exemples que tu pourras créer (plan de management des risques, tableau de bord et planification des tâches). Cela te permettra de t’en faire une idée.

      A bientôt,

      Vanessa

      Répondre
    1. Vanessa Montanari Auteur de l’article

      Bonjour Vanessa,

      Oui, j’ai un fichier type, c’est un document confidentiel et propre à mon entreprise. Je te fais parvenir un autre document par email. C’est un modèle équivalent que tu pourra facilement reproduire et dont tu pourras t’inspirer.

      Merci et à bientôt,

      Vanessa

      Répondre

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.