Rédigé par Fateh Cheklat & Sophie Hammer
Les promoteurs ou les laboratoires pharma ont mis en place un système ramifié pour évaluer les traitements ou dispositif médical,… élaborés lors de la recherche clinique :
- Un service prend en charge la rédaction d’un protocole (projet) et la vérification des données cliniques ;
- Un service s’occupe de la biométrie, c’est-à-dire du traitement et de l’analyses des données recueillies ;
- Un ou plusieurs centres proposent aux patients ou volontaires sains de « tester » les précieux produits ou dispositif médicaux et recueillent les données des patients inclus.
Dans chaque service, un ou plusieurs acteurs assurent l’interface avec d’autres services entre lesquels il faut une communication documentée en permanence.
La communication entre ces différents services est réalisés par trois acteurs clefs :
- Attaché de recherche clinique (ARC) coté recherche clinique (promoteur),
- Data manager (DM) coté biométrie (promoteur),
- Technicien d’études cliniques (TEC) coté centre d’investigation (site de recherche clinique).
En général, les trois ont en commun des compétences scientifiques, mais l’ARC a plus de connaissances médicales et administratives , le DM possède des connaissances informatiques et de gestion des données, et le TEC a des connaissances médicotechniques.
L’objectif de cet article est d’aborder les différentes tâches effectuées le long de toute l’étude par ces trois acteurs, les difficultés rencontrées par chacun et de préciser les activités où ils collaborent, interagissent et communiquent le plus.
Donc commençons par énumérer les activités de chacun tout au long de l’étude.
I. Les différentes tâches le long de l’étude
1. Phase de préparation
| DM | ARC | TEC |
| Biométrie | Recherche clinique | Centre d’investigation |
| Protocole de l’étude (référence) | ||
| Rédiger le « data management plan »
Préparer le CRF papier Créer la base de données Tester la fiabilité de la base de données Programmer des tests de cohérences et de présence Etablir des messages d’erreurs types et des réponses attendues …. Rédiger le « data validation plan » Rédiger le guide de remplissage de CRF Rédiger les spécifications en cas d’importation des données (laboratoires centralisés) Choisir le mode de saisie Former les ARCs sur le CRF |
Préparer le formulaire de consentement éclairé et la note d’information au patient
Préparer les soumissions règlementaires aux différentes autorités : ANSM, CNIL, CCTIRS, CPP, CNOM…etc. Effectuer la faisabilité puis la visite de sélection auprès des centres Préparer et réaliser la mise en place de l’étude sur les différents centres participants. S’assurer de la livraison des CRF/kits prélèvements/ traitement sur tous les centres participants Former les investigateurs et les TEC sur le CRF |
Dans certains cas Recevoir la proposition de participation à l’étude et la communiquer à l’investigateur,.
Dans certains cas Préparer le tableau des et honoraires investigateurs, Préparer la mise en place au sein du centre Participer à la réunion de la mise en place Faire la liste des patients potentiellement incluables et remettre la liste à l’investigateur Créer des outils de travail (fiche infirmière recensant les actes à réaliser lors de chaque visite, fiche de suivi des traitements concomitants, fiche de suivi de l’historique médical du patient, fiche de suivi des évènements indésirables, …) Dans certains cas préparer le modèle d’ordonnance pour l’attribution des traitements |
2. Phase de déroulement
| Vérifier et valider la saisie
Lancer les tests de cohérence Générer des listings pour revue des données Générer des « Data Clarification Form » (DCF) ou queries manuelles/automatiques et les envoyer à l’ARC Valider les données après la correction Réconcilier la base de données clinique et la base de pharmacovigilance ou matériovigilance Coder les termes médicaux et traitements respectivement sous MeDRA (Medical Dictionary for Regulatory Activities) et WhoDrug Rédiger des rapports de data management Concevoir les tables d’export de données pour analyse. |
Vérifier le bon déroulement de l’essai dans chaque centre dont il est responsable :
S’assurer que le centre inclut des patients et aider l’investigateur à trouver des solutions en cas de difficultés Vérifier la présence et la conformité du consentement éclairé de chaque patient participant au projet Vérifier que les données reportées sur CRF sont identiques à celle existantes dans le dossier médical du patient. Editer des DCF manuelles sur site en cas de non-conformité entre le CRF et le dossier source ou en cas de question et vérifier les corrections apportées par le centre Vérifier si le centre respecte le protocole et la règlementation en vigueur et identifier les déviations au protocole et aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC). Suivre la résolution des problèmes constatés et proposer des solutions à l’investigateur Vérifier la bonne tenue du classeur investigateur et s’assurer que tous les documents règlementaires sont présents Vérifier la bonne attribution des traitements, l’observance du patient et la comptabilité globale à la pharmacie Faire un rapport au chef de projet de l’avancée de l’étude et des problèmes rencontrés sur site. |
Participer à l’inclusion des patients
Appeler le système IVRS (Interactive voice response) ou utiliser l’IWRS (Interactive Web Response System) pour demander la randomisation d’un nouveau patient, Appeler l’IVRS/IWRS pour demander l’allocation des traitements, Aider l’investigateur à déclarer les évènements indésirables graves dans les 24h suivant la prise de connaissance par le médecin. Contacter la CRO ou le promoteur pour demander une levée de d’aveugle en cas d’évènement indésirable grave, sur demande de l’investigateur, Organiser et gérer les visites et les examens des patients, coordonner la venue du patient dans les différents services Préparer les kits de prélèvement sanguin Envoyer les échantillons au laboratoire centralisé Faire des manipulations pharmacocinétique et pharmacodynamique (paillasse) Remplir le CRF Répondre aux DCF Mettre à jour le classeur investigateur et s’assurer que les documents du centre sont à jour (liste des patients, liste de délégation des tâches, etc) Préparer la venue de l’ARC pour la vérification des données |
3. Phase de clôture
| Geler la base de données une fois que toutes les données ont été monitorées et revues par le DM, et toutes les DCF résolues.
Extraire les données et les envoyer au statisticien |
Faire la visite de fermeture de centre
S’assurer de la présence de tous les documents réglementaires dans le classeur investigateur S’assurer de la destruction ou du renvoi de tous les traitements de l’étude et des kits de biologie Archiver les CRF et toute les correspondances |
Archiver les dossiers sources et toute les correspondances |
Qui dit interactions dit demandes, échanges, et, malheureusement, parfois des malentendus.
II. Les difficultés rencontrées
1. Par le TEC
Les médecins investigateurs ont souvent une lourde charge de travail et peu de temps à accorder à la recherche clinique. Le TEC doit donc anticiper et préparer au mieux tous les documents nécessaires pour être sûr que l’investigateur n’oublie aucune donnée.
De même, l’équipe hospitalière n’est pas toujours habituée à intervenir sur les essais cliniques et, souvent, cela représente une charge de travail supplémentaire dont ils ne comprennent pas l’intérêt au premier abord. Le rôle du TEC est également de leur expliquer l’intérêt de ces actes supplémentaires et de s’assurer que l’équipe y pense en créant des outils adaptés à chaque étude.
Il peut parfois être frustrant pour un TEC de constater que, malgré tous ses efforts, un examen n’a pas été fait ou une donnée n’a pas été notée dans le dossier source du patient par le médecin investigateur, cela crée donc des données manquantes, que l’ARC lui demandera lors des visites de monitoring. Le TEC doit donc mettre en œuvre des actions qui éviteront que la situation ne se représente à l’avenir : formation des équipes, modification des outils, …
2. Par l’ARC
Comme pour le TEC, l’ARC peut également avoir du mal à obtenir un rendez-vous avec le médecin investigateur, du fait de son planning chargé. L’ARC a souvent quelques minutes seulement pour discuter des éventuels problèmes rencontrés sur site, il faut, là aussi, bien s’organiser afin de ne rien oublier.
L’ARC peut être amené à travailler avec des centres qui n’incluent pas le nombre de patients escompté. L’ARC doit alors relancer régulièrement le centre, identifier les difficultés et fournir des solutions. Pour de multiples raisons, il arrive que le centre n’accorde pas suffisamment de temps à l’étude, il faut donc réussir à motiver l’équipe afin que les objectifs soient respectés.
3. Par le DM
Le DM doit revoir toutes les données de l’étude, n’étant pas sur site, il peut avoir du mal à comprendre ce que le TEC a voulu dire en remplissant le CRF électronique, surtout dans les champs libres. De même, une donnée peut sembler logique aux TEC et aux ARC qui ont accès aux données sources, ce qui n’est pas forcément le cas à distance.
III. Conclusion
Le DM, l’ARC et le TEC doivent travailler en complémentarité pour assurer le recueil de données de qualité car l’objectif final est l’évaluation d’un produit de l’étude qui permettra, peut-être, d’aider de futurs patients.
Le DM doit construire un CRF et une base de données répondant aux exigences de protocole et s’assurer de bien expliquer comment l’utiliser aux différents acteurs de recherche clinique (chef de projet, ARC, TEC, Investigateur). Il doit également communiquer avec l’ARC et l’investigateur sur les incohérences ou déviations reportées dans la base de données.
L’ARC doit bien former les investigateurs et leurs personnels sur l’étude, dans tous les détails et insister sur l’importance des données à récolter. Il doit garantir un suivi minutieux des activités des centres dont il est responsable et accompagner (formation, conseils, logistique) les investigateurs et les TEC pour le bon déroulement de l’essai clinique Il doit détecter toute déviation et données manquantes tout au long de l’étude et reformer les centres s au protocole ou faire une rappel des bonnes pratiques cliniques si nécessaire.
Le TEC est le socle de la recherche clinique, il assiste l’investigateur et l’équipe de soins et veille au bon déroulement de l’étude sur site Il doit anticiper les erreurs habituelles de centre pour prévenir des éventuelles déviations protocolaires et de données manquantes qui auront un impact négatif sur l’analyse des données.
Aux 3 agents de former, d’informer, d’anticiper, de vérifier, de s’assurer, de communiquer, d’agir et de réagir au bon moment.
Référence
Pour plus d’informations sur les métiers d’ARC, de TEC et de DM, vous pouvez consulter les articles suivants :
Toute la vérité sur le métier d’ARC (https://blogdelarechercheclinique.com/toute-verite-sur-metier-darc/)
ARC, TEC, comment bien choisir son poste ? (https://blogdelarechercheclinique.com/arc-et-tec-comment-bien-choisir-son-poste/)
Ce qu’attendent les médecins investigateurs des ARCs et des TECs (https://blogdelarechercheclinique.com/ce-quattendent-les-medecins-investigateurs-des-arc-et-tec/)
Rôle et tâches d’un Data Manager Clinique (https://blogdelarechercheclinique.com/role-taches-dun-data-manager-clinique/)
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